Mitarbeitermanagement: Was können Sie in Zeiten von Corona mit Ihren Mitarbeitern vereinbaren?

Wie können Sie reagieren, wenn Ihre Auslastung (z.B. wegen Corona) zurück geht und Umsatzeinbußen drohen? Nach allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsätzen liegt das Risiko beim Arbeitgeber und kann nicht auf Mitarbeiter übergewälzt werden. Sie haben daher auch dann die Löhne und Gehälter weiterzubezahlen, wenn weniger oder vielleicht sogar gar nichts zu tun ist. Welche Möglichkeiten bestehen, um in dieser Situation die Mitarbeiterkosten zu minimieren, zeigt Ihnen der folgende Artikel.

Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber bei Arbeitsmangel vorrangig versucht, im Einvernehmen mit seinen Mitarbeitern Lösungen zu finden. Einseitige Maßnahmen sind nämlich nur äußerst eingeschränkt möglich und beschränken sich im Wesentlichen auf die schlechteste aller Lösungen, die Kündigung von einzelnen Mitarbeitern.

Einvernehmliche Reduktion der wöchentlichen Arbeitszeit

Mit Mitarbeitern in Vollzeit kann vereinbart werden, dass diese nicht mehr 40 Stunden in der Woche, sondern - je nach Bedarf - weniger als 40 Stunden in der Woche im Hotel beschäftigt werden.

Mit Mitarbeitern in Teilzeit kann vereinbart werden, dass diese nicht mehr im Ausmaß ihrer ursprünglichen Teilzeitbeschäftigung, sondern - je nach Bedarf – weniger als bisher im Hotel beschäftigt werden.

Widerruf von Überstundenpauschalien

Haben Sie mit einem Mitarbeiter ein echtes Überstunden-Pauschale vereinbart, das gesondert am Lohn- bzw. Gehaltszettel ausgewiesen ist und das widerrufen werden kann? Wenn Sie diese Frage mit „ja“ beantworten, dann ist jetzt die Gelegenheit, das vereinbarte Widerrufsrecht zu nutzen. Der Mitarbeiter muss keine Überstunden mehr leisten, Sie müssen das Überstundenpauschale nicht mehr bezahlen.

Abbau von Urlauben durch Urlaubsverbrauch

Sind bei einem Mitarbeiter Urlaubsansprüche offen, können diese einvernehmlich verbraucht und dadurch abgebaut werden. Beachten Sie, dass es nicht zulässig ist, einen Mitarbeiter einseitig auf Urlaub zu schicken.

Abbau von Mehrstunden und Überstunden in Zeitausgleich

Sind bei einem Mitarbeiter in Teilzeit Mehrstunden und/oder Überstunden, bei einem Mitarbeiter in Vollzeit Überstunden offen, können diese einvernehmlich in Zeitausgleich konsumiert und dadurch abgegolten werden. Beachten Sie, dass es nicht zulässig ist, einen Mitarbeiter einseitig auf Zeitausgleich zu schicken.

Abbau von Feiertagsarbeit in Zeitausgleich

Wird Arbeit an Feiertagen in Ihrem Hotel üblicherweise dadurch abgegolten, dass Mitarbeiter die an Feiertagen geleisteten Stunden in Form von Zeitausgleich konsumieren („Guttage“), ist in Zeiten von Arbeitsmangel ein guter Zeitpunkt dafür gekommen. Beachten Sie, dass es aber auch in einem solchen Fall nicht zulässig ist, einen Mitarbeiter einseitig auf Zeitausgleich für Feiertagsarbeit zu schicken.

Unterbrechung von Arbeitsverträgen

Sie haben die Möglichkeit, im Einvernehmen mit dem Mitarbeiter dessen Arbeitsvertrag zu beenden und ihm gleichzeitig eine Wiedereinstellungszusage zu einem konkreten späteren Zeitpunkt zu machen. Man nennt dies auch Unterbrechung von Arbeitsverträgen.

In dieser Wiedereinstellungszusage sollte geregelt sein, dass dem Mitarbeiter im künftigen Arbeitsvertrag alle Dienstzeiten aus dem einvernehmlich beendeten Arbeitsvertrag für die Einstufung, den Urlaub und alle anderen dienstzeitabhängigen Ansprüche, wie zum Beispiel das Jubiläumsgeld, in vollem Ausmaß angerechnet werden. Beachten Sie außerdem, dass der Mitarbeiter anlässlich der Beendigung des Arbeitsvertrages alle offenen Ansprüche, wie zum Beispiel auf Lohn, Urlaubsersatzleistung, Sonderzahlungen, Überstunden, ausbezahlt erhalten muss.

Üblicherweise ist bei einer korrekten Beendigung des Arbeitsvertrages gewährleistet, dass der Mitarbeiter im Anschluss daran vom Arbeitsmarktservice Arbeitslosengeld beziehen kann.

Unbezahlter Urlaub

Weniger zu empfehlen ist die Karenzierung von Arbeitsverträgen, der sogenannte „unbezahlte Urlaub.“ Dabei werden einvernehmlich die Hauptpflichten aus dem Arbeitsvertrag, nämlich die Dienstleistungspflicht des Arbeitnehmers und die Entgeltzahlungspflicht des Arbeitgebers, ruhend gestellt. Der Arbeitsvertrag bleibt bestehen.

Bei einer solchen Vereinbarung über einen unbezahlten Urlaub erhält der Mitarbeiter vom Arbeitsmarktservice kein Arbeitslosengeld. Dazu kommt, dass er bei einem unbezahlten Urlaub bis zu einem Monat zwar weiter sozialversichert bleibt, aber seine Sozialversicherungsbeiträge selbst bezahlen muss. Bei einem unbezahlten Urlaub von mehr als einem Monat endet die Sozialversicherungspflicht hingegen bereits mit dem ersten Tag. Der Mitarbeiter sollte daher vorsorgen und sich in der Krankenversicherung selbst versichern.

Einvernehmliche Auflösung von Arbeitsverträgen

Im Einvernehmen mit Ihren Mitarbeitern können Sie Arbeitsverträge immer auflösen. Sie müssen dabei weder Frist noch Termin einhalten. Entscheidend ist nur, dass Sie sich mit dem einzelnen Mitarbeiter über den letzten Tag seines Arbeitsvertrages einigen. Das gilt unabhängig davon, ob der Arbeitsvertrag unbefristet oder befristet abgeschlossen wurde. Und das gilt auch für Saisonbetriebe.

Endet die Saison früher als geplant, können Sie die Arbeitsverträge mit Ihren Mitarbeitern durch einvernehmliche Auflösung zu einem früheren Zeitpunkt beenden. Die Mitarbeiter werden einer solchen Vorgehensweise dann zustimmen, wenn sie Interesse haben, in der nächsten Saison wieder bei Ihnen im Betrieb zu arbeiten.

Kündigung von Arbeitsverträgen

Sie können einen jeden Arbeitsvertrag unter Einhaltung von Kündigungsfrist und Kündigungstermin auflösen. Die Kündigungsfristen und Kündigungstermine hängen davon ab, ob der Mitarbeiter Arbeiter oder Angestellte ist.

Kündigungseinschränkungen unterliegen besonders geschützte Personen, wie werdende Mütter, Präsenzdiener, begünstigte Behinderte und Betriebsräte.

Wollen Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig kündigen, beachten Sie bitte dabei, dass es für Betriebe ab bestimmten Größen Anzeigepflichten beim Arbeitsmarktservice gibt. Halten Sie diese Anzeigepflichten nicht ein, sind alle ausgesprochenen Kündigungen rechtsunwirksam.

Beabsichtigen Hotels, eine größere Anzahl an Mitarbeitern freizusetzen, müssen sie das sogenannte Frühwarnsystem gemäß Arbeitsmarktförderungsgesetz beachten. Dieses Frühwarnsystem gilt dann nicht, wenn die Auflösung der Arbeitsverträge ausschließlich auf die Beendigung der Saison bei Saisonbetrieben zurückzuführen ist. Kleinbetriebe sind nur eingeschränkt davon betroffen.

Arbeitgeber haben das Arbeitsmarktservice durch schriftliche Anzeige zu verständigen, wenn sie beabsichtigen, innerhalb eines Zeitraumes von 30 Tagen

• in Betrieben mit in der Regel mehr als 20 und weniger als 100 Beschäftigten Arbeitsverträge von mindestens fünf Arbeitnehmern,
• in Betrieben mit 100-600 Beschäftigten Arbeitsverträge von mindestens 5 % der Arbeitnehmer,
• in Betrieben mit mehr als 600 Beschäftigten von mindestens 30 Arbeitnehmern

aufzulösen.

Eine gesonderte Anzeigepflicht für Arbeitgeber, auch für Kleinbetriebe mit weniger als 20 Beschäftigten, besteht, wenn sie beabsichtigen, sich von mindestens 5 Arbeitnehmern, die das 50. Lebensjahr vollendet haben, zu trennen.

Die Anzeige ist mindestens 30 Tage vor der ersten Erklärung der Auflösung eines Arbeitsverhältnisses zu erstatten. Werden durch das Einhalten dieser 30-tägigen Wartefrist die verbleibenden Arbeitsplätze gefährdet, können Sie die Zustimmung des Arbeitsmarktservice zu den Kündigungen vor Ablauf der 30-tägigen Wartefrist schriftlich beantragen. Das Arbeitsmarktservice entscheidet in der derzeitigen Situation binnen weniger Tage, ob Sie die Wartefrist verkürzen dürfen und informiert Sie umgehend über seine Entscheidung.

Nehmen Sie in einem solchen Fall vor dem gleichzeitigen Ausspruch mehrerer Kündigungen unbedingt arbeitsrechtliche Beratung in Anspruch!

Enthält ein befristeter Arbeitsvertrag keine Kündigungsklausel, dann kann er nicht gekündigt werden und  läuft bis zu seinem vereinbarten Endtermin. Beachten Sie dabei, dass nach aktueller Rechtsprechung die Kündigung von befristeten Arbeitsverhältnissen trotz entsprechender Klauseln im Arbeitsvertrag nicht mehr bzw. nur mehr sehr eingeschränkt zulässig ist. Alle Details dazu finden Sie auf der ÖHV-Homepage.

Sonderfall: Auflösung in der Probezeit

Haben Sie Mitarbeiter aufgenommen, mit denen Sie eine Probezeit vereinbart haben, oder für die die 14 Tage Probezeit für Arbeiter bei unbefristetem Arbeitsvertrag laut Kollektivvertrag gilt, dann können Sie bereits vor Antritt des Dienstes durch den Mitarbeiter den Arbeitsvertrag durch Auflösung in der Probezeit beenden. Sollten Sie das nicht machen wollen, können Sie dann auch in der Probezeit den Arbeitsvertrag ohne Angabe von Gründen und ohne Einhaltung von Fristen und/oder Terminen beenden.

Stand: März 2020

Auch die LBG Österreich GmbH Wirtschaftsprüfung & Steuerberatung hat einen Artikel zum Thema "Wichtiges zur Entgeltfortzahlung sowie zu Arbeitgeber- und Arbeitnehmerpflichten im Zusammenhang mit dem Coronavirus" verfasst. Hier geht's zum Artikel.