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Incentives für Mitarbeiter:innen

Incentives für Mitarbeiter:innen

Welche Incentives könnten Sie Mitarbeiter:innen anbieten und wie werden diese steuerlich behandelt?

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Viele Dienstgeber:innen wollen mit Rabatten, Geschenken oder Benefits das Gehalt ihrer Dienstnehmer:innen aufbessern. Im Folgenden werden unterschiedliche Mitarbeiter:innen-Incentives und Details zu deren steuerlicher Behandlung dargestellt.

Betriebsveranstaltungen

Betriebsfeiern sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, die vor allem den Zusammenhalt fördern und das Betriebsklima verbessern sollen. Die Teilnahme an einer solchen Veranstaltung muss allen Dienstnehmer:innen offenstehen und stellt für diese einen geldwerten Vorteil dar, der bis zu einem Betrag von höchstens 365 Euro/Jahr/Person von den Lohnabgaben und der Sozialversicherung befreit ist. Der Freibetrag bleibt auch dann, wenn mehr als 365 Euro für eine Betriebsveranstaltung pro Person aufgewendet werden, bis zu dieser Höhe steuer- und beitragsfrei. Voraussetzung ist, dass Arbeitgeber:innen gegenüber der Finanzverwaltung die teilnehmenden Mitarbeiter:innen der jeweiligen Veranstaltung nachweisen können. Dieser Nachweis kann über Anwesenheits- oder Anmeldelisten erfolgen oder z.B. das Versenden einer Einladung zur Weihnachtsfeier an alle per E-Mail inklusive Anmeldebutton.

Als Betriebsveranstaltungen gelten alle Firmenveranstaltungen eines Jahres, wie beispielsweise Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge und kulturelle Veranstaltungen.

Nicht als Betriebsveranstaltung gilt die Bevorzugung einzelner Mitarbeiter:innen wie z.B. die Ehrung oder Verabschiedung einer einzlenen Person.

Geschenke

Geschenke (z.B. Weihnachtsgeschenke) sind bis zu einem Freibetrag von jährlich 186 Euro/Person steuer- und beitragsfrei. Es sind die Kosten sämtlicher Geschenke innerhalb eines Kalenderjahres zusammenzurechnen. Ein diese Grenze übersteigender Mehrbetrag ist steuer- und beitragspflichtig.

Die Sachzuwendungen dürfen keine individuelle Entlohnung darstellen, müssen eine generelle Zuwendung an die Mitarbeiter:innen aus einem bestimmten Anlass (zum Beispiel Weihnachten) sein und dürfen nicht in Bargeld abgelöst werden können (z.B. Gutscheine oder Vignetten, die nicht in Bargeld abgelöst werden können oder Goldmünzen und Golddukaten, bei denen der Goldwert im Vordergrund steht). Bargeldzuwendungen gelten immer als steuer- und beitragspflichtiges Entgelt.

Übergabe von Geschenken ohne Veranstaltung

Auch ohne besondere Betriebsfeier wird zum Beispiel die Verteilung von Geschenken als Betriebsveranstaltung angesehen. Es genügt bereits, dass die Übergabe der Geschenke der eigentliche Anlass und Inhalt der Veranstaltung ist - wenn beispielsweise Weihnachtsgeschenke an die Mitarbeiter:innen in ihren Büros verteilt werden.

Dienst- oder Firmenjubiläen

Neben dem Freibetrag für Sachzuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung können lt. § 49 Abs. 3 Z 17 Allgemeines Sozialversicherungsgesetz weitere Sachzuwendungen anlässlich von Dienst- oder Firmenjubiläen bis zu einem Gesamtwert von 186 Euro steuer- und beitragsfrei behandelt werden.

Rabatte für Mitarbeiter:innen

Mitarbeiterrabatte sind beitragsfrei, wenn sie allen oder bestimmten Gruppen von Dienstnehmer:innen eingeräumt werden und die kostenlos oder verbilligt bezogenen Waren oder Dienstleistungen von den Empfänger:innen weder verkauft noch zur Einkünfteerzielung verwendet und nur in einer solchen Menge gewährt werden, die einen Verkauf oder eine Einkünfteerzielung tatsächlich ausschließen.

Mitarbeiterrabatte bis zu 20 % können unbeschränkt, ohne Zusammenzählung und ohne jährliche Begrenzung beitragsfrei behandelt werden. Mitarbeiterrabatte über 20 % sind zusammenzurechnen, am Lohnkonto zu dokumentieren und nur bis zu einer jährlichen Höhe von 1.000 Euro beitragsfrei. Ein übersteigender Teil ist beitragspflichtig, eine Zusammenzählung der "bis zu 20-%-Rabatte" und der "über 20-%-Rabatte" erfolgt nicht.

Der Rabatt ist vom Endpreis für Letztverbraucher:innen zu berechnen und ist daher jener Preis, von dem übliche Rabatte für Kundinnen und Kunden oder Preisnachlässe bereits abgezogen wurden. Mitarbeiterrabatte können auch von verbundenen Konzernunternehmen gewährt werden.

Zukunftssicherungsmaßnahmen

Freiwillige Ausgaben von Arbeitgeber:innen für Versicherungs- und Versorgungseinrichtungen, die Arbeitnehmer:innen oder ihnen nahe stehende Personen bei Krankheit, Invalidität, hohem Alter (z.B. Pensionsversicherung) oder bei Tod der Arbeitnehmer:innen absichern, sind grundsätzlich bis zu einem Betrag von 300 Euro/Jahr steuerfrei. Auch diese Zuwendung muss allen Arbeitnehmer:innen oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmer:innen angeboten werden. Die Prämien können monatlich oder innerhalb eines Kalenderjahres in größeren Zeitabständen geleistet werden. Arbeitgeber:innen müssen die gesamten Beiträge für die Zukunftsvorsorge solange steuerfrei behandeln, bis der Jahreshöchstbetrag von 300 Euro erreicht ist. Darüber hinausgehende Zahlungen sind vollständig lohnsteuerpflichtig.

Hier finden Sie eine detaillierte Info der ÖGK.

Jobticket

Seit 01.07.2021 können statt Streckenkarten Wochen-, Monats-, und Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel von den Arbeitgeber:innen als Jobtickets sozialabgaben- und sachbezugsfrei sowie ohne Lohnnebenkosten erworben werden, wenn diese zumindest am Wohn- oder Arbeitsort der Mitarbeiter:innen gültig sind - das inkludiert auch das Klimaticket (wenn Rechnung auf Unternehmen ausgestellt werden soll, ist eine solche Anfrage durch den/die Arbeitnehmer:in selbst an den KlimaTicket Kundenservice zu richten). Mitarbeiter:innen können das Jobticket auch selbst erwerben und die Kosten teilweise oder zur Gänze erstattet bekommen. 

Seit 01.01.2023 ist es auch möglich, ein Jobticket mit der Pendlerpauschale zu kombinieren. Laut Abgabenänderungsgesetz 2022 wird die Pendlerpauschale ab 2023 nur noch um den Wert des Jobtickets reduziert, statt gänzlich zu entfallen. Zudem kann der Pendlereuro bezogen werden.

FAQs des Klimaministeriums

Essen bzw. Essensgutscheine

Für die unentgeltliche oder verbilligte Verköstigung von Arbeitnehmer:innen am Arbeitsplatz liegt eine Steuerbefreiung vor.

Auch freie oder verbilligte Mahlzeiten, die Arbeitgeber:innen an nicht im Haushalt aufgenommene Arbeitnehmer:innen zur Verköstigung am Arbeitsplatz freiwillig gewährt, sind steuerfrei.

Gutscheine für Mahlzeiten sind bis zu einem Wert von 8 Euro pro Arbeitstag steuerfrei, wenn die Gutscheine nur am Arbeitsplatz oder in einer Gaststätte zur dortigen Konsumation eingelöst werden oder von einem Lieferservice zubereitet bzw. geliefert werden. Können die Gutscheine auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden, die nicht sofort konsumiert werden müssen, sind sie bis zu einem Betrag von 2 Euro pro Arbeitstag steuerfrei.

Übersteigt der Wert der abgegebenen Essensbons 2 Euro bzw. 8 Euro pro Arbeitstag, liegt hinsichtlich des übersteigenden Betrages ein steuerpflichtiger Sachbezug vor.

Nutzung von Betriebseinrichtungen und Gesundheitsförderung

Der geldwerte Vorteil aus der Benützung von Einrichtungen und Anlagen (z.B. Erholungs- und Kurheime, Kindergärten, Betriebsbibliotheken, Sportanlagen, betriebsärztlicher Dienst), die Arbeitgeber:innen allen Arbeitnehmer:innen oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmer:innen zur Verfügung stellen, ist steuerfrei.

Gesundheitsförderung durch Arbeitgeber:innen ist steuerfrei, wenn diese in den Räumlichkeiten der Arbeitgeber:innen oder von ihnen angemieteten Räumlichkeiten stattfindet. Dazu gehört z.B. das hauseigene Fitnesscenter oder die Massage in den Betriebsräumlichkeiten. Zudem sind Gesundheitsförderungen und präventive Maßnahmen dann steuerfrei, wenn sie zielgerichtet, wirkungsorientiert, von qualifizierten Anbieter:innen umgesetzt und vom Leistungsangebot der gesetzlichen Krankenversicherung umfasst sind und allen Arbeitnehmer:innen zur Verfügung stehen. Details hat die Plattform Gesundheitswirtschaft aufbereitet.

Nicht unter den Begriff von Einrichtungen und Anlagen fallen hingegen Sachbezüge, die in der Sachbezugswerteverordnung geregelt sind (z.B. Garagen- und Autoabstellplätze).

Rund um den PKW

Verwendung des Firmenautos für Privatfahrten

Besteht für den Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für nicht beruflich veranlasste Fahrten einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten zu benützen, ist ein Sachbezugswert anzusetzen.

Der Sachbezugswert beträgt monatlich 2 % der Anschaffungskosten (inkl. Umsatzsteuer), maximal aber 960 Euro/Monat. Ein Sachbezug von monatlich 1,5 % der Anschaffungskosten des Kraftfahrzeuges (maximal 720 Euro/Monat) ist anzusetzen, wenn der CO2-Emissionswert unter einer bestimmten Grenze liegt. Dieser Grenzwert hängt vom Datum der Erstzulassung des Kraftfahrzeuges ab (siehe Übersicht des BMF).

Liegt die Privatnutzung nachweislich durchschnittlich unter 500 km/Monat, ist der halbe Wert als Sachbezug anzusetzen, bei Elektro-Autos wird kein Sachbezug angesetzt. Bei einem Dienstauto steht weder  Pendlerpauschale noch Pendlereuro zu.

Privatnutzung des arbeitgebereigenen Kfz-Abstell- oder Garagenplatzes

Besteht für Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, das für Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte genutzte Kraftfahrzeug während der Arbeitszeit in Bereichen, die einer Parkraumbewirtschaftung unterliegen, auf einem Abstell- oder Garagenplatz der Arbeitgeber:innen zu parken, ist ein Sachbezug von 14,53 Euro/Monat anzusetzen. Dieser Betrag ist sowohl bei arbeitnehmereigenen als auch bei arbeitgebereigenen Kraftfahrzeugen, für die ein Sachbezug anzusetzen ist, anzuwenden. Ein Sachbezug ist auch dann anzurechnen, wenn Dienstnehmer:innen den Parkplatz nur gelegentlich nutzen (z. B. aufgrund von Außendienst), das Kfz für berufliche Fahrten benötigt wird (auch mehrmals am Tag) oder der Parkplatz mehreren Dienstnehmer:innen zur Verfügung steht (Sachbezug pro Person). Eine individuelle Zuordnung des Parkplatzes an einen bestimmten Dienstnehmer:in ist nicht erforderlich, es führt bereits die Berechtigung zur Nutzung (z. B. durch Übergabe einer Parkkarte) zum Sachbezug. Für einspurige Kfz, wie z.B. Motorräder, Mopeds, Mofas oder Fahrräder mit Hilfsmotor (E-Bikes), ist kein Sachbezug zu berücksichtigen. Körperbehinderten Dienstnehmer:innen, die zur Fortbewegung ein eigenes Kfz besitzen und Anspruch auf den Pauschalbetrag gemäß § 3 der Verordnung des Bundesministers für Finanzen über außergewöhnliche Belastungen haben, ist ebenfalls kein Sachbezugswert zuzurechnen

Aufladen emmissionsfreier Kfz

Das Finanzministerium definiert wie folgt:

Ab dem Kalenderjahr 2023 gilt für das Aufladen eines Kraftfahrzeuges mit einem CO2-Emissionswert von 0 Gramm pro Kilometer Folgendes:

1. Für das unentgeltliche Aufladen („Strom tanken“) eines arbeitgebereigenen sowie eines arbeitnehmereigenen Kraftfahrzeuges beim Arbeitgeber/bei der Arbeitgeberin ist kein Sachbezug anzusetzen.

2. Ersetzt oder trägt der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin die Kosten für das Aufladen des arbeitgebereigenen Kraftfahrzeuges ist kein Sachbezug anzusetzen, wenn

  • die Kosten des Aufladens an einer öffentlichen Ladestation nachgewiesen werden (Rechnung) oder
  • die vom Arbeitnehmer/von der Arbeitnehmerin verwendete Ladeeinrichtung die Zuordnung der Lademenge zum arbeitgebereigenen Kraftfahrzeug sicherstellt („smarte Wallbox“). In diesem Fall ist die Höhe des Kostenersatzes auf Basis des von der E-Control festgelegten durchschnittlichen Strom-Gesamtpreises zu ermitteln. Für das Kalenderjahr 2023 beträgt der für den Kostenersatz maßgebliche Strompreis 22,247 Cent/kWh.

3. Ersetzt der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin ganz oder teilweise die Kosten für die Anschaffung einer Ladeeinrichtung („Wallbox“) für dieses Kraftfahrzeug oder schafft er/sie für den Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin eine Ladeeinrichtung für dieses Kraftfahrzeug an, ist nur der 2.000 Euro übersteigende Wert als Sachbezug anzusetzen.

Arbeitgeberdarlehen/Gehaltsvorschuss

Bei unverzinsten oder zinsverbilligten Arbeitgeber:innen-Krediten oder Gehaltsvorschüssen ist für Werte, die 7.300 Euro übersteigen, ein Sachbezug für die Zinsersparnis vom übersteigenden Betrag anzusetzen. Die Bewertung der Zinsersparnis erfolgt mittels eines variablen Zinssatzes. Dieser wird vom Bundesminister für Finanzen spätestens zum 30.11. jeden Jahres für das Folgejahr festgesetzt. Für Lohnzahlungszeiträume, die nach dem 31.12.2022 enden, beläuft sich der Zinssatz aktuell auf 1 %.

Arbeitsbekleidung

Der Wert der unentgeltlich überlassenen Arbeitskleidung und der Reinigung der Arbeitskleidung gehört nicht zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit, wenn es sich um typische Berufskleidung handelt (z.B. Uniformen, Kochanzug, Sicherheitsschuhe). Entscheidend ist, dass sich die beruflich verwendete Bekleidung ihrer objektiven Beschaffenheit nach unstrittig von einer solchen Bekleidung unterscheiden lässt, wie sie üblicherweise im Rahmen der privaten Lebensführung verwendet wird. Wird typische Berufskleidung auch privat genutzt, geht dadurch der Charakter als Berufskleidung nicht verloren. Mehr Infos zum Thema Dienstkleidung finden Sie hier!

Zuschuss für Betreuung von Kindern

Zuschüsse von Arbeitgeber:innen für die Betreuung von Kindern bis höchstens 1.000 Euro pro Kind und Kalenderjahr, die Arbeitgeber:innen allen Arbeitnehmer:innen oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmer:innen gewährt, sind steuerfrei. Für diese Steuerbefreiung gelten folgende Voraussetzungen:

  • Arbeitnehmer:innen steht selbst der Kinderabsetzbetrag für mehr als sechs Monate im Kalenderjahr zu;
  • das Kind hat zu Beginn des Kalenderjahres das 10. Lebensjahr noch nicht vollendet;
  • die Betreuung erfolgt in einer institutionellen Kinderbetreuungseinrichtung;
  • der Zuschuss ergeht direkt an die Betreuungsperson/Betreuungseinrichtung oder in Form von Gutscheinen;
  • Erklärung der Arbeitnehmer:innen an Arbeitgeber:innen, dass alle Voraussetzungen vorliegen (Formular).

Künftig sollen laut Bundesregierung Zuschüsse bis 2.000 Euro/Jahr bis zum 14. Lebensjahr steuerfrei sein (Ankündigung im September 2023).

Mobiltelefon

Bei fallweiser Privatnutzung eines firmeneigenen (Mobil-)Telefons durch Arbeitnehmer:innen ist kein Sachbezugswert zuzurechnen. Bei umfangreicher Privatnutzung eines (Mobil-)Telefons von Arbeitgeber.innen sind die anteiligen tatsächlichen Kosten als Sachbezug für Steuer und Sozialversicherung anzusetzen.

Mitarbeiterwohnungen

Wenn Arbeitnehmer:innen durch Arbeitgeber:innen ein kostenloser oder verbilligter Wohnraum zur Verfügung gestellt wird, so ist das grundsätzlich ein geldwerter Vorteil aus dem Dienstverhältnis, außer Arbeitnehmer:innen nehmen die Wohnung ausschließlich im Interesse von Arbeitgeber:innen in Anspruch und behalten zusätzlich die bisherige Wohnung (kein Hauptwohnsitz in Mitarbeiterwohnung).

Gerade für den Hotel- und Gastronomiebereich wurde in der Sachbezugswerteverordnung die Regelung eingeführt, dass unter gewissen Voraussetzungen bis zu einer Wohnungsgröße von 30 m2 kein Sachbezug (bei mehr als 30 m2, aber nicht mehr als 40 m2, ein um 35 % verminderter Sachbezug) anzusetzen ist. Details dazu finden Sie hier.


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Stand: August 2023

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