Travel Management Abteilungen arbeiten verstärkt mit spezialisierten Buchungsplattformen. Das hat einerseits mit der effizienten Abwicklung und Darstellung von Buchungsprozessen zu tun und andererseits auch mit gestiegenen Anforderungen im Travel Risk Management, erklärt Kirsten Hauft-Tulic. Sie verantwortet die Bereiche Travel & Fleet Management - Corporate Procurement Excellence bei Fronius International GmbH und ist Mitglied im Vorstand der ABTA (Austrian Business Travel Association). Mit ihr und Kolleg:innen der ABTA steht die ÖHV Oberösterreich im engen Austausch und veranstaltet auch gemeinsame Informationsveranstaltungen.
ÖHV: Frau Hauft-Tulic, Geschäftsreisen haben sich in den vergangenen Jahren stark verändert – durch Digitalisierung, neue Sicherheitsanforderungen, Nachhaltigkeitsziele und veränderte Arbeitsweisen. Welche Entwicklungen prägen den Geschäftsreisemarkt aus Ihrer Sicht derzeit am stärksten?
Kirsten Hauft-Tulic: Ein wesentlicher Treiber ist für mich die Digitalisierung und die damit entstandene 24/7-Erwartungshaltung. Reisende und Buchende erwarten heute, dass Geschäftsreisen jederzeit schnell, einfach und möglichst mit wenigen Klicks organisiert werden können. Gleichzeitig wächst die Zahl der Plattformen und Anbieter, die genau dieses Versprechen geben.
Dabei dürfen wir aber eines nicht vergessen: Digitale Lösungen sind nur so gut wie die Prozesse dahinter und das Know-how der Menschen, die sie anwenden. Technologie ist daher für mich nicht der Ersatz für Expertise, sondern ein Werkzeug, um diese effizienter einzusetzen. Die Zukunft sehe ich in einer guten Kombination aus digitaler Einfachheit, professionellem Travel Management und persönlicher Unterstützung dort, wo sie notwendig ist.
ÖHV: Beim Austausch mit oberösterreichischen Hotelbetrieben wurde die wachsende Bedeutung spezialisierter Buchungsplattformen im Geschäftsreisemanagement deutlich. Welche Systeme kommen in Unternehmen heute typischerweise zum Einsatz – und welche Informationen müssen Hotelpartner dafür bereitstellen?
Kirsten Hauft-Tulic: Unternehmen arbeiten heute häufig mit spezialisierten Online-Buchungslösungen wie Cytric oder Concur. Dort werden die persönlichen Reisedaten mit den Reiserichtlinien, bevorzugten Anbietern sowie Buchungs- und Zahlungsprozessen des Unternehmens verknüpft. Geschäftsreiseanbieter wie BTU oder BCD Travel unterstützen Unternehmen dabei, diese Lösungen möglichst passend zu ihren Anforderungen aufzusetzen.
Eine zentrale Rolle spielt dabei der Hotel-Content. Dieser gelangt über unterschiedliche Wege in die Systeme, insbesondere über GDS-Anbindungen, aber auch über OTAs und direkte Partnerschaften bzw. Anbindungen.
Für Hotels ist entscheidend, regelmäßig die „Kundenbrille“ aufzusetzen und sich zu fragen, ob das Hotel überhaupt auffindbar ist und ob Verfügbarkeiten, vereinbarte Firmenraten, Konditionen und Informationen korrekt und aktuell dargestellt sind.
ÖHV: Viele Hotels arbeiten mit dynamischen, auslastungsabhängigen Raten und gewähren Firmenkunden darauf individuelle Konditionen. Wie gut lassen sich solche Modelle in den Buchungssystemen abbilden?
Kirsten Hauft-Tulic: Dynamische Raten und darauf basierende Firmenkonditionen lassen sich heute grundsätzlich in den meisten Corporate Booking Tools bzw. OBTs gut abbilden. Die Herausforderung liegt häufig weniger in der technischen Möglichkeit als in der korrekten und sichtbaren Darstellung für den Reisenden.
Besonders wichtig ist, dass Preferred Hotels eindeutig gekennzeichnet sind und vereinbarte Firmenkonditionen korrekt ausgespielt werden. In der Praxis kann es bei einzelnen Buchungspartnern oder Plattformen dennoch Einschränkungen geben, beispielsweise können nicht alle Zimmerkategorien angezeigt werden.
Als Unternehmen sind wir daher darauf angewiesen, dass Hotel, Hotelkette, Buchungsplattform und Travel Management eng zusammenarbeiten. Gute und offene Kommunikation ist hier entscheidend.
ÖHV: Neben direkten Firmenvereinbarungen spielen auch Plattformen wie Booking.com oder HRS im Geschäftsreisemarkt eine wichtige Rolle. Wie lässt sich das aus Sicht eines Unternehmens mit bestehenden Hotelpartnerschaften und Firmenraten vereinbaren?
Kirsten Hauft-Tulic: Direkte Hotelpartnerschaften und Buchungsplattformen schließen sich aus meiner Sicht nicht aus. Entscheidend ist vielmehr, den richtigen Mix für das eigene Unternehmen zu finden.
Bei Fronius International setzen wir beispielsweise an unseren Standorten und insbesondere im Umfeld unseres Mutterkonzerns in Oberösterreich auf ausgewählte Hotelpartner, die wir unseren Mitarbeitenden über das Intranet zur Verfügung stellen. Für weltweite Buchungen ergänzen wir dieses Angebot durch Plattformen wie HRS und Booking.com.
Sehr hilfreich sind für uns Direktbuchungslinks unserer Hotelpartner, über die unsere Reisenden unkompliziert auf die vereinbarten Firmenkonditionen zugreifen können.
Andere Unternehmen wiederum wickeln ihre Hotelbuchungen überwiegend oder ausschließlich über zentrale Plattformen ab.
Die Aufgabe des Travel Managements besteht letztlich darin, den für das Unternehmen besten Buchungsweg zu schaffen: einfach für die Reisenden, transparent und effizient für das Unternehmen und gleichzeitig so gestaltet, dass bestehende Hotelpartnerschaften und Firmenkonditionen sinnvoll genutzt werden können.
ÖHV: Die Verlagerung der gesamten Reiseabwicklung auf Buchungssysteme dient nicht nur effizienteren Prozessen. Auch Themen wie Travel Risk Management und Nachhaltigkeit werden immer wichtiger. Was bedeutet das konkret für Ihre Arbeit in den Travel Management-Abteilungen – und welche Rolle spielen Hotelpartner dabei?
Kirsten Hauft-Tulic: Beim Travel Risk Management steht für uns die Fürsorgepflicht gegenüber unseren Reisenden im Mittelpunkt. In einer Risikosituation müssen wir möglichst schnell wissen, welche Mitarbeitenden sich in der betroffenen Region befinden, um gezielt unterstützen zu können. Je mehr Buchungen über zentrale Systeme wie beispielsweise Cytric laufen, desto einfacher ist es für das Travel Management, diesen Überblick zu gewährleisten.
Beim Thema Nachhaltigkeit setzen Unternehmen derzeit noch unterschiedliche Schwerpunkte. Nachhaltigkeitszertifizierungen von Hotels gewinnen jedoch an Bedeutung. Bei Fronius achten wir beispielsweise besonders im Eventbereich darauf, dass ein Hotel über ein entsprechendes Nachhaltigkeitszertifikat verfügt.
Für Hotelpartner bedeutet das, dass künftig neben Preis, Lage und Verfügbarkeit auch Sicherheit, transparente Informationen und nachweisbare Nachhaltigkeitsmaßnahmen stärker in die Auswahl einfließen werden.
Hotels sind nicht nur Unterkunftspartner, sondern ein wichtiger Bestandteil eines professionellen und verantwortungsvollen Travel Managements.
ÖHV: Was sind aus Ihrer Sicht derzeit die drei wichtigsten Anforderungen, die Geschäftsreisemanager:innen an ein Partnerhotel stellen?
Kirsten Hauft-Tulic: Für mich sind es drei Dinge: Einfachheit, Ehrlichkeit und professioneller Service.
Erstens erwarten wir einen einfachen Buchungsprozess, der möglichst 24/7 verfügbar und weitgehend automatisiert ist.
Zweitens ist mir Ehrlichkeit in der Zusammenarbeit wichtig: Was kann ein Hotel leisten und was nicht? Eine klare und verlässliche Aussage ist für mich wesentlich wertvoller als ein Versprechen, das später nicht gehalten werden kann.
Und drittens braucht es professionellen und freundlichen Service entlang der gesamten Reisekette, von der Buchung und Ankunft über den Aufenthalt bis zur Rechnungslegung und zum Beschwerdemanagement.
Technologie macht den Prozess einfacher, aber die Qualität der Partnerschaft zeigt sich für mich letztlich im Service und in der Verlässlichkeit.
ÖHV: Was können Hotels konkret tun, um für Unternehmen als verlässliche Partner im Geschäftsreisemarkt attraktiv zu bleiben?
Kirsten Hauft-Tulic: Im Gespräch bleiben, zuhören und gemeinsam Lösungen finden. Das klingt vielleicht einfach, ist für mich aber die Grundlage einer guten und langfristigen Partnerschaft.
Die Anforderungen von Unternehmen verändern sich und gleichzeitig können Hotels nicht jeden Wunsch erfüllen. Umso wichtiger sind offene Kommunikation, Ehrlichkeit und gegenseitiges Verständnis.
Ein guter Partner sagt nicht zu allem Ja, sondern kommuniziert klar, was möglich ist, und sucht dort, wo es Herausforderungen gibt, gemeinsam nach einer praktikablen Lösung.
Dabei sehe ich auch uns als Unternehmen in der Verantwortung. Eine gute Partnerschaft funktioniert in beide Richtungen: Anforderungen klar formulieren, Feedback geben, zuhören und bereit sein, gemeinsam neue Wege zu gehen.
Kontakt:
Über die Austrian Business Travel Association (ABTA):
Die ABTA ist der österreichische Geschäftsreiseverband, der seine engagierten Mitglieder in allen Fragen rund um das Thema Geschäftsreise unterstützt.
