Gästeverzeichnisblatt
Alle Gäste von Beherbergungsbetrieben müssen binnen 24 Stunden mittels Gästeverzeichnisblatt registriert werden. Was bedeutet das? Was muss beachtet werden?
Lesezeit:
Neues Muster
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Auf dem Gästeverzeichnisblatt müssen seit Ende Jänner folgende Angaben zum Geschlecht möglich sein: männlich, weiblich, divers, inter, offen und „Sofern nicht zutreffend: keine Angabe“. Alte analoge oder digitale Vorlagen dürfen noch bis Ende Jänner 2024 verwendet werden.
Der Beherbergungsbetrieb muss die Gäste auf ihre Meldepflicht hinweisen. Longstay-Gäste, die länger als 2 Monate bleiben, müssen sich zusätzlich mittels Meldezettel-Formular bei der Meldebehörde anmelden.
Das Gästeverzeichnisblatt - Formerfordernisse
Das Gästeverzeichnisblatt muss bezüglich Inhalt (Wortlaut) und Aufbau dem Muster gemäß Meldegesetz-Durchführungsverordnung entsprechen. Das Format bzw. die Größe ist nicht verbindlich und kann an das jeweilige System angepasst werden.
Auch Übersetzungen können eingefügt werden.
Jedes Blatt muss eine laufende, nicht veränderbare Nummerierung haben.
Das Gästeverzeichnis kann in Papierform oder elektronischer Form geführt werden: -
- Papierform: Die sogenannte Gästeverzeichnisblatt-Sammlung muss vor der ersten Verwendung von der Meldebehörde abgestempelt werden. Das Deckblatt muss den Namen und die Adresse des Betriebes sowie die Kontaktdaten des Inhabers enthalten.
- elektronische Form/automationsunterstützt: Das kann durch 3 verschiedene Arten erfolgen.
1. elektronisches Festhalten des Schriftbildes der zum Meldevorgang verarbeiteten Daten inkl. Unterschrift des Gastes (Einscannen)
2. elektronisches Erfassen der Meldedaten und Übernahme der elektronisch erfassten Unterschrift via Unterschriftspad
3. elektronische Einbindung mit qualifizierter elektronischer Signatur
Bei der elektronischen bzw. automationsunterstützten Variante hat der Beherbergungsbetrieb darauf zu achten, dass die Technik auf dem neuesten Stand ist um Zugriffe von unberechtigten Personen zu verhindern.
Meldepflicht für Familien und Reisegruppen
Die unnötige Verkomplizierung bei der Meldepflicht von Reisegruppen vom April 2016 konnte per 01. Mai 2017 erfolgreich abgewehrt werden. Es gilt daher: Egal, ob es sich um eine gemeinsamreisende Familie, Lebensgefährten, eingetragene Partner oder eine (Reise)-Gruppe handelt, sobald mindestens 2 Personen gemeinsam reisen, ist die Meldepflicht für alle Reisenden erfüllt, sobald die Daten von einem der mitreisenden Gäste bekannt gegeben wird und die Richtigkeit mit seiner Unterschrift bestätigt.
Bei Familien und ähnlichen Konstellationen bedeutet das, dass für Mitreisende nur der Familienname, Vorname und Geburtsdatum einzutragen sind.
Bei (Reise)-Gruppen gilt, wenn der Reiseleiter das Gästeverzeichnisblatt ordnungsgemäß ausfüllt, die Richtigkeit der Daten mit seiner Unterschrift bestätigt und eine Sammelliste, die Namen und Staatsangehörigkeit sowie – bei ausländischen Gästen – die Art, Nummer und Ausstellungsbehörde des Reisedokuments dieser Gäste enthält, vorgelegt wurde, entfällt die Meldepflicht für jeden einzelnen Gast. Die Sammelliste ist vom Beherbergungsbetrieb zum Zwecke der Auskunftspflicht gegenüber der Meldebehörde aufzubewahren.
Fristen
Anmeldung: Gäste müssen sofort bei Anreise, spätestens innerhalb von 24 Stunden, angemeldet werden.
Abmeldung: Reist der Gast ab ist er durch einen Eintrag im Gästeverzeichnisblatt abzumelden.
Aufbewahrung: Gästeverzeichnisblätter müssen 7 Jahre ab der letzten Eintragung aufbewahrt werden. Die Meldebehörde und die Polizei dürfen jederzeit Einsicht verlangen. Bei elektronischer/automationsunterstützter Verarbeitung sind auf deren Verlangen schriftliche Ausfertigungen auszuhändigen oder die Daten zu übermitteln.
Geltung und Übergangsbestimmung
Die Gästeblattsammlungen dürfen bereits seit 01. August 2017 nicht mehr verwendet werden! Die am 01. April 2016 eingeführten Gästeverzeichnisse durften noch bis 30. April 2018 verwendet werden, wobei aber unter "Mitreisende" nur mehr Familienname, Vorname und Geburtsdatum auszufüllen waren.
Seit 31. Jänner 2023 gibt es ein neues Muster, die alten Gästeverzeichnisblätter dürfen längstens bis 30. Jänner 2024 verwendet werden!
Rechte und Pflichten des Hoteliers
Aufgrund des Meldegesetzes ist der Hotelier als Unterkunftgeber berechtigt und sogar verpflichtet, sämtliche personenbezogenen Daten des Gastes, die im Gästeverzeichnisblatt angeführt sind, abzufragen. Weigert sich ein Gast, muss der Beherbergungsbetrieb unverzüglich die Meldebehörde oder die Polizei informieren. Für die sachliche Richtigkeit der eingetragenen Daten haftet der Hotelier nicht, er ist zudem weder berechtigt noch verpflichtet, die personenbezogenen Daten des Gastes zu kontrollieren oder eine Kopie des Reisepasses/Personalausweises anzufertigen.
Kosten
Es fallen keine Kosten für die Meldung an.
Das Gästeverzeichnisblatt & Datenschutz
Viele Hotels nutzen beim Check-in die Möglichkeit, sich von ihren Gästen die Einwilligung für Direktwerbung zuholen. Grundsätzlich ist das erlaubt, es muss jedoch beachtet werden, dass für den Gast klar ersichtlich ist, welche Daten er gemäß Meldegesetz angeben muss und welche er freiwillig, bei Interesse, angeben kann. Es ist daher darauf zu achten, die beiden Formulare klar und deutlich zu trennen. Außerdem müssen beide getrennt voneinander aufbewahrt werden - das Gästeverzeichnisblatt mind. 7 Jahre, die Einwilligungserklärung so lange bis der Gast der Verarbeitung widerspricht oder der ursprüngliche Zweck nicht mehr verfolgt wird, das kann kürzer sein, aber auch über die 7 Jahre hinaus gehen. Näheres zur DSGVO finden Sie hier.
Stand: Mai 2023
