Außenprüfung und GPLB in der Hotellerie
Wenn sich Finanz oder Sozialversicherung zur Prüfung ankündigen, ist gute Vorbereitung entscheidend. Die ÖHV informiert mit der LBG Steuerberatung, was Hotels bei Außenprüfung und GPLB wissen sollten und worauf es bei Unterlagen, Abläufen und Zuständigkeiten ankommt.
Lesezeit:
Was ist eine Außenprüfung bzw. GPLB?
Außenprüfungen und GPLB-Prüfungen zählen zu den zentralen Kontrollinstrumenten der Finanzverwaltung und der Sozialversicherung. Während sich die klassische Außenprüfung auf steuerliche Sachverhalte konzentriert, umfasst die GPLB insbesondere die Überprüfung von Lohnabgaben, Sozialversicherungsbeiträgen, Kommunalsteuer, Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag sowie Beiträgen zur Mitarbeitervorsorgekasse.
Geprüft werden regelmäßig mehrere Jahre. Üblicherweise umfasst der Prüfungszeitraum die letzten veranlagten Jahre, wobei die Verjährungsbestimmungen den zeitlichen Rahmen vorgeben. In bestimmten Fällen kann der Blick der Behörde jedoch deutlich weiter zurückreichen. Entsprechend groß ist das finanzielle Risiko, wenn sich Feststellungen über mehrere Jahre hinweg kumulieren.
Wer wird geprüft? Woher hat der Prüfer seine Informationen?
Die Frage, warum ein Unternehmen geprüft wird und andere Betriebe scheinbar nicht, beschäftigt viele Unternehmer. Tatsächlich erfolgt die Auswahl von Prüfungsfällen heute nur mehr teilweise nach zeitlichen Gesichtspunkten. Zunehmend im Vordergrund stehen datenbasierter Risikoanalysen und automatisierte Plausibilitätsprüfungen, die es der Finanzverwaltung ermöglichen, Auffälligkeiten in vorhandenen Datenbeständen gezielt zu identifizieren.
Wiederkehrende Verluste, Abweichungen von Branchenkennzahlen, unregelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen oder Kontrollmeldungen aus Prüfungen von Geschäftspartnern können eine Außenprüfung auslösen. Gleichzeitig greifen die Behörden auf eine Vielzahl externer Datenquellen zurück – von Firmenbuch- und Grundbuchdaten bis hin zu öffentlich verfügbaren Informationen auf Websites, Buchungsplattformen oder sozialen Medien. Bereits im Vorfeld einer Prüfung können zudem Kontenregisterabfragen zulässig sein. Die eigentliche Prüfung startet daher lange vor dem ersten Vor-Ort-Termin.
Wie läuft die Prüfung ab?
Prüfungen werden grundsätzlich angekündigt. Nach Übermittlung des Prüfungsauftrags beginnt die eigentliche Prüfungstätigkeit. In dieser Phase werden Unterlagen angefordert, Sachverhalte analysiert und die vorliegenden Aufzeichnungen auf Vollständigkeit und Plausibilität überprüft. Im Laufe der Prüfung treten regelmäßig Fragen zu einzelnen Geschäftsvorfällen oder Abrechnungen auf. Die Qualität der vorgelegten Unterlagen und die Nachvollziehbarkeit der Dokumentation beeinflussen dabei wesentlich den Prüfungsverlauf. Je klarer Sachverhalte dokumentiert sind, desto einfacher lassen sich Rückfragen beantworten und Missverständnisse vermeiden.
Den Abschluss bildet die Schlussbesprechung. Dort werden die wesentlichen Feststellungen erläutert und dem Unternehmen Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben. Die Ergebnisse werden in einer Niederschrift beziehungsweise einem Prüfungsbericht festgehalten. Gerade dieser Prüfungsbericht besitzt erhebliche Bedeutung. Er bildet die Grundlage für weitere abgabenrechtliche Verfahren und kann darüber hinaus Ausgangspunkt für finanzstrafrechtliche Überlegungen sein. Die fachliche Aufarbeitung von Feststellungen endet daher nicht mit der Schlussbesprechung.
Welche Unterlagen werden verlangt?
Prüfungen werden auf Basis von Unterlagen geführt. Entsprechend wichtig ist die Qualität der vorhandenen Dokumentation. Neben der gesamten Buchhaltung, den Jahresabschlüssen und Steuererklärungen verlangen Prüforgane regelmäßig sämtliche relevanten Grundaufzeichnungen. Dazu zählen unter anderem Verträge, Inventuren, Registrierkassendaten, Reservierungsunterlagen, Reiseaufzeichnungen, Fahrtenbücher sowie sonstige Unterlagen, die betriebliche Abläufe nachvollziehbar dokumentieren.
Im Rahmen einer GPLB stehen insbesondere Arbeitszeitaufzeichnungen, Lohnkonten, Dienstverträge, Betriebsvereinbarungen und sonstige Unterlagen der Personalverrechnung im Fokus.
Worauf achten Finanz und ÖGK bei Arbeitgeber:innen besonders?
Bestimmte Themenbereiche zählen seit Jahren zu den klassischen Prüfungsschwerpunkten. Im Rahmen einer GPLB betrifft dies insbesondere die Bruttolohnfindung, kollektivvertragliche Ansprüche sowie Arbeitszeitaufzeichnungen. Im Fokus stehen dabei die korrekte kollektivvertragliche Einstufung von Mitarbeitern, die Berechnung von Sonderzahlungen, Zulagen und Zuschlägen sowie die lohnabgabenrechtliche Behandlung einzelner Entgeltbestandteile. Auch Trinkgelder und sonstige Entgeltbestandteile können Gegenstand von Feststellungen sein. Arbeitszeitaufzeichnungen gehören zu den zentralen Prüfungsunterlagen. Sie bilden die Grundlage für die Beurteilung von Überstunden, Feiertagsentgelt, Feiertagsarbeit, Zeitausgleich oder sonstigen arbeitsrechtlichen Ansprüchen.
Mangelhafte Aufzeichnungen führen nicht nur zu Diskussionen über die korrekte Entlohnung, sondern können auch Schätzungsbefugnisse der Behörden auslösen.
Ebenso regelmäßig geprüft werden Sachbezüge. Die Privatnutzung von Firmenfahrzeugen, die Voraussetzungen für einen halben Sachbezug, Dienstwohnungen, Gutscheine, Betriebsveranstaltungen, Mitarbeiterrabatte und sonstige Vorteile aus dem Dienstverhältnis erfordern eine korrekte steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung sowie eine nachvollziehbare Dokumentation.
Prüfungsschwerpunkte in der Hotellerie
Für Hotel- und Tourismusbetriebe ergeben sich darüber hinaus branchenspezifische Risikobereiche, die regelmäßig Gegenstand von Außenprüfungen sind. Besondere Aufmerksamkeit gilt Kalkulations- und Rohaufschlagsprüfungen. Dabei werden unter anderem Schwund, Bruch, Naturalrabatte, Werbeaktionen und sonstige Faktoren analysiert, die Einfluss auf die Plausibilität von Wareneinsatz und Umsätzen haben.
Ebenso können Wareneinkäufe bei Lieferant:innen überprüft und mit den Aufzeichnungen des Unternehmens abgeglichen werden. Ein weiterer Schwerpunkt betrifft die umsatzsteuerliche Behandlung von Anzahlungen, Gutscheinen und Stornierungen. Gerade in der Hotellerie führen diese Themen regelmäßig zu komplexen Fragestellungen und entsprechendem Prüfungsinteresse. Von zentraler Bedeutung sind außerdem Registrierkassen- und Aufzeichnungspflichten. Die Vorlage von Datensicherungen, Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelegen sowie die Nachvollziehbarkeit von Barumsätzen zählen zu den klassischen Prüfungsthemen. Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei der Vollständigkeit und Plausibilität der vorhandenen Aufzeichnungen. Weitere Schwerpunkte bilden Eigenverbrauchstatbestände sowie die Mitarbeit von Angehörigen. Insbesondere bei familiengeführten Betrieben wird geprüft, ob Vereinbarungen und tatsächliche Durchführung einem Fremdvergleich standhalten.
Folgen von Feststellungen
Feststellungen im Rahmen einer Prüfung können weitreichende Folgen haben. Neben Nachforderungen von Steuern, Abgaben und Beiträgen kann auch ein Finanzstrafverfahren ausgelöst werden. Umso wichtiger ist eine sorgfältige Begleitung des Prüfungsverfahrens und eine fundierte fachliche Auseinandersetzung mit den Feststellungen.
Vorbereitung und Vorsorge
Die wirksamste Vorsorgemaßnahme beginnt lange vor der Ankündigung einer Prüfung. Ordnungsgemäß geführte Buchhaltungen, vollständige Grundaufzeichnungen und eine sorgfältige Personalverrechnung schaffen die Grundlage für eine erfolgreiche Prüfung. Dazu gehören insbesondere laufende Arbeitszeitaufzeichnungen, vollständige Lohnkonten, zeitnahe Buchungen und eine strukturierte Dokumentation relevanter Geschäftsvorfälle.
Ebenso wichtig sind klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare interne Abläufe und geeignete Kontrollmechanismen. Ein funktionierendes Vier-Augen-Prinzip, die laufende Überprüfung von Prozessen sowie die rechtzeitige fachliche Beurteilung neuer oder komplexer Sachverhalte tragen wesentlich dazu bei, Risiken zu reduzieren. Denn die Erfahrung aus der Prüfungspraxis zeigt, dass Feststellungen häufig nicht auf außergewöhnliche Sachverhalte zurückzuführen sind, sondern auf fehlende Nachweise, unvollständige Dokumentationen oder formale Mängel bei alltäglichen Geschäftsvorfällen.
Wer steuerliche, lohnabgabenrechtliche und organisatorische Prozesse laufend im Blick behält, schafft die besten Voraussetzungen, um Außenprüfungen und GPLB-Prüfungen professionell und mit der erforderlichen Sicherheit zu begegnen.
LBG Österreich GmbH
Wirtschaftsprüfung & Steuerberatung
Wien, Graz, Eisenstadt, St. Pölten, Linz, Klagenfurt, Salzburg, Innsbruck – 35 Standorte österreichweit.
Erstkontakt: welcome@lbg.at Mehr Information: www.lbg.at
Stand: Juni 2026
