Gästeverzeichnisblatt

Das Gästeverzeichnis kann in Papierform oder elektronischer Form geführt werden:

Papierform

Die sogenannte Gästeverzeichnisblatt-Sammlung muss vor der ersten Verwendung von der Meldebehörde abgestempelt werden. Das Deckblatt muss den Namen und die Adresse des Betriebes sowie die Kontaktdaten des Inhabers enthalten.

Elektronische Form/automationsunterstützt

3 verschiedene Arten

1. elektronisches Festhalten des Schriftbildes der zum Meldevorgang verarbeiteten Daten inkl. Unterschrift des Gastes (Einscannen)
2. elektronisches Erfassen der Meldedaten und Übernahme der elektronisch erfassten Unterschrift via Unterschriftspad
3. elektronische Einbindung mit qualifizierter elektronischer Signatur

Das Gästeverzeichnisblatt hat hinsichtlich Inhalt und Form der Anlage A der Meldegesetz-Durchführungsverordnung  zu entsprechen. Alte Papier-Vorlagen durften nur noch bis Ende Oktober 2024 verwendet werden.

Ja, es ist erlaubt, analoge Gästeverzeichnisblätter einzuscannen und in digitaler Form aufzubewahren oder das Gästeverzeichnisblatt in digitaler Form ausfüllen und unterschreiben zu lassen und dieses digitale Dokument aufzubewahren (7 Jahre lang, jeweils die laufende Nummer nicht vergessen).

• Das Gästeverzeichnisblatt muss bezüglich Inhalt (genauer Wortlaut) und Aufbau dem Muster gemäß Meldegesetz entsprechen. Das Format bzw. die Größe ist nicht verbindlich und kann an das jeweilige System angepasst werden.
• Auch Übersetzungen können eingefügt werden.
• Jedes Blatt muss eine laufende, nicht veränderbare Nummerierung haben.
• Vorzugsweise ist die Programmierung so zu gestalten, dass der Vorgang ohne Ausfüllen der (für In- und Ausländer unterschiedlichen) Pflichtfelder nicht abgeschlossen werden kann.
• Der Beherbergungsbetrieb hat darauf zu achten, dass die Technik auf dem neuesten Stand ist, um Zugriffe von unberechtigten Personen zu verhindern (DSGVO).
• Die Archivierung hat so zu erfolgen, dass Dokumente 7 Jahre lang wieder auffindbar sind.

Die Gästeverzeichnisblätter verbleiben im Hotel und müssen 7 Jahre lang aufbewahrt werden.

Viele Hotels nutzen beim Check-in die Möglichkeit, sich von ihren Gästen die Einwilligung für Direktwerbung zu holen oder zusätzliche Daten zu erheben (Autokennzeichen, Mail-Adresse etc.). Grundsätzlich ist das erlaubt, es muss jedoch beachtet werden, dass für den Gast klar ersichtlich ist, welche Daten er gemäß Meldegesetz angeben muss und welche er freiwillig angeben kann. Es ist daher darauf zu achten, die beiden Formulare klar und deutlich zu trennen. Außerdem müssen beide getrennt voneinander aufbewahrt werden - das Gästeverzeichnisblatt mindestens 7 Jahre, die Einwilligungserklärung so lange bis der Gast der Verarbeitung widerspricht oder der ursprüngliche Zweck nicht mehr verfolgt wird. Das kann kürzer sein, aber auch über die 7 Jahre hinaus gehen. 

Egal, ob es sich um eine gemeinsam reisende Familie, Lebensgefährt:innen, eingetragene Partner:innen oder eine (Reise)-Gruppe handelt, sobald mindestens 2 Personen gemeinsam reisen, ist die Meldepflicht für alle Reisenden erfüllt, sobald die Daten von einer Person bekannt gegeben und die Richtigkeit aller Angaben mit Unterschrift bestätigt werden.

Bei Familien und ähnlichen Konstellationen bedeutet das, dass für Mitreisende nur der Familienname, Vorname und Geburtsdatum einzutragen sind.

Bei (Reise)-Gruppen gilt, wenn der/die Reiseleiter:in das Gästeverzeichnisblatt ordnungsgemäß ausfüllt, die Richtigkeit der Daten mit Unterschrift bestätigt und eine Sammelliste, die Namen und Staatsangehörigkeit sowie – bei ausländischen Gästen – die Art, Nummer und Ausstellungsbehörde des Reisedokuments dieser Gäste enthält, vorgelegt wurde, entfällt die Meldepflicht für jeden einzelnen Gast. Die Sammelliste ist vom Beherbergungsbetrieb zum Zwecke der Auskunftspflicht gegenüber der Meldebehörde aufzubewahren.

Inhaber:innen von Beherbergungsbetrieben oder deren Beauftragter haben ein Verzeichnis über die untergebrachten Gäste zu führen (Gästeverzeichnis), aus dem die vordefinierten Daten sowie das Datum der Ankunft und der Abreise ersichtlich sind. 

Weigert sich ein Gast, muss der Beherbergungsbetrieb unverzüglich die Meldebehörde oder die Polizei informieren. 

Die Gästeverzeichnisblätter sind sieben Jahre ab dem Zeitpunkt der Eintragung aufzubewahren. Der Meldebehörde und den Organen des öffentlichen Sicherheitsdienstes ist auf Verlangen jederzeit in diese Aufzeichnungen Einsicht zu gewähren. Bei automationsunterstützter Verarbeitung sind auf deren Verlangen schriftliche Ausfertigungen aus dem Gästeverzeichnis auszuhändigen oder die Daten im Datenfernverkehr zu übermitteln.

Für die sachliche Richtigkeit der eingetragenen Daten haftet nicht das Hotel, sondern der Gast mit seiner Unterschrift.

Unterkunftgeber:innen sind weder berechtigt noch verpflichtet, die personenbezogenen Daten des Gastes zu kontrollieren oder eine Kopie des Reisepasses/Personalausweises anzufertigen.

Gästeverzeichnisblätter müssen per Meldegesetz 7 Jahre lang aufbewahrt werden und dürfen auch auf Wunsch des Gastes nicht gelöscht werden.

Longstay-Gäste, die länger als 2 Monate bleiben, müssen sich zusätzlich mittels Meldezettel-Formular bei der Meldebehörde anmelden.

In bestimmten Konstellationen (Drittstaatsangehörige, die in Österreich eine Arbeitstätigkeit ausüben, die einer Bewilligung nach dem Ausländerbeschäftigungsgesetz bedarf) kann auch bei kürzeren Aufenthalten ein Meldezettel-Formular für die Meldebehörde notwendig sein, d.h. dass in manchen Fällen auch bereits bei kürzeren Aufenthalten ein Meldezettel von Unterkunftgeber:innen abgezeichnet werden muss (§6 Meldegesetz).