In vielen Hotels ist die IT-Landschaft über die Jahre zu einem richtigen Wildwuchs geworden: Hier ein Buchungssystem, dort ein Gästetool, daneben ein Channel Manager und dann auch noch ein paar coole KI-Tools, die eigentlich vieles erleichtern sollen.
Doch in der Praxis sieht das oft anders aus. Statt reibungslos zusammenzuarbeiten, funktionieren die Systeme oft eher nebeneinander – und werden mit viel zu viel manueller Arbeit „zusammengeschweißt“.
Das Ergebnis? Ein Flickenteppich aus Insellösungen, der mehr bremst als beschleunigt. Die Mitarbeiter verbringen mehr Zeit damit, Daten von einem System ins andere zu übertragen, als sich um die Gäste zu kümmern. Und das kostet nicht nur Nerven, sondern auch bares Geld.
Drei Blickwinkel und ein Ziel
Eine wirklich gute IT-Strategie für Hotels beachtet immer drei Seite – denn nur so entsteht ein rundum stimmiges System:
- Für Gäste: Von der ersten Buchung über den Check-in bis zum Check-out und darüber hinaus bis zur nächsten Buchung – die Technik soll für den Gast möglichst unsichtbar und trotzdem perfekt funktionieren. Einfach, schnell, persönlich. Wer seinen Gästen einen reibungslosen digitalen Service bietet, punktet nachhaltig.
- Für Mitarbeiter: Die Systeme sollen den Alltag erleichtern, nicht verkomplizieren. Wenn Mitarbeiter ständig zwischen verschiedenen Programmen hin- und herspringen müssen oder mehrfach Daten eingeben, leidet die Effizienz – und die Motivation.
- Für Daten: Im besten Fall fließen alle wichtigen Informationen an einer zentralen Stelle zusammen. So lassen sich fundierte Entscheidungen treffen, die auf echten Daten basieren – statt auf Bauchgefühl. Nur wer seine Zahlen kennt, kann gezielt steuern und wachsen.
Erst verstehen – dann planen
Bevor Sie einfach ein neues Tool anschaffen oder bestehende Verträge verlängern, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre aktuelle Situation wirklich zu durchleuchten. Schnappen Sie sich Zettel und Stift – oder nutzen Sie digitale Tools – und zeichnen Sie Ihre bestehende Systemlandschaft auf:
- Welche Systeme sind derzeit im Einsatz?
- Wie gut tauschen diese Systeme Informationen miteinander aus? Welche Schnittstellen gibt es – oder gibt es eben nicht?
Diese Visualisierung zeigt Ihnen Ihr aktuelles IT-Ökosystem.
Und jetzt gehen wir einen Schritt weiter: Gehen Sie auch die Prozesse rund um diese Systeme durch:
Wo müssen Mitarbeiter Daten mehrfach eingeben? Welche Abläufe erfordern manuelle Nacharbeit? Wo entstehen Engpässe oder Verzögerungen? Welche Arbeiten belasten Ihre Mitarbeiter?
Diese Prozessübersicht ist der Schlüssel, um Schwachstellen zu erkennen und zu beseitigen.
Erst wenn Sie Ihren aktuellen Status kennen, können Sie realistisch und strategisch planen, wie Ihre IT-Landschaft in Zukunft aussehen soll. Welche Systeme sind unverzichtbar, welche sollten ersetzt werden? Welche neuen Tools könnten Ihnen helfen, Abläufe zu vereinfachen oder Gäste besser zu bedienen?
Dabei ist es wichtig, realistisch zu bleiben und das Kosten-Nutzen-Verhältnis im Auge zu behalten. Nicht jede vermeintlich innovative Lösung ist für Ihr Hotel sinnvoll – oft reicht eine gut abgestimmte Kombination bewährter Systeme, um große Effekte zu erzielen.
Neue Lösungen für schnelle Wunder
Bevor Sie sich für eine neue Lösung entscheiden, lohnt es sich, einen Schritt zurückzutreten und das große Ganze im Blick zu behalten.
Fragen Sie sich zuerst: Passt dieses Tool in meine bestehende IT-Landschaft – und zwar nicht nur heute, sondern auch in Zukunft? Eine funktionierende Integration ist entscheidend, damit Systeme miteinander sprechen und keine Datensilos entstehen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Support. Fragen Sie sich, ob Sie im Bedarfsfall schnelle, kompetente und verständliche Unterstützung bekommen – am besten von einem Team, das die Hotelbranche versteht.
Nicht zu vergessen: Datensicherheit. DSGVO und andere Datenschutzstandards sind kein Nebenthema, sondern müssen von Anfang an konsequent erfüllt sein. Prüfen Sie, wie der Anbieter mit sensiblen Daten umgeht und welche Schutzmechanismen er einsetzt.
Und zuletzt: Passt der Anbieter zu Ihnen? Es geht nicht nur um die Technik, sondern auch um die Zusammenarbeit. Überlegen Sie, ob Sie mit einem jungen, innovativen Start-up arbeiten möchten, das vielleicht agiler, aber weniger etabliert ist – oder lieber mit einem erfahrenen Anbieter, der über gewachsene Strukturen und langfristige Stabilität verfügt.
Machen ist krasser als wollen
Auch wenn der Weg lang erscheint, eine schrittweise Herangehensweise hilft, das Projekt beherrschbar zu machen und früh Erfolge zu sehen.
- Analyse Status Quo: Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über Ihre derzeitigen Systeme, Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen. Nur so wissen Sie, wann und wie Sie Veränderungen angehen können.
- Zielbild definieren: Wie soll die Customer Journey der Zukunft aussehen? Welche Erwartungen haben Ihre Gäste? Und wie kann Ihre IT-Landschaft diese optimal unterstützen? Zeichnen Sie Ihr Wunschbild – realistisch, aber ambitioniert.
- Tools auswählen: Ob in Eigenregie oder mit externer, unabhängiger Beratung – finden Sie heraus, welche Systeme am besten zu Ihrem Zielbild passen und gleichzeitig praxistauglich sind.
- Prioritäten und Plan: Legen Sie fest, welche Systeme zuerst angegangen werden sollten. Was ist „nice to have“, was „must have“, um den Betrieb sicherzustellen und Ihre Daten zu schützen? Finden Sie Ihre Quick Wins, mit denen Sie schnell sichtbare Verbesserungen erzielen.
- Change Management: Die besten Tools bringen nichts, wenn das Team nicht mitzieht. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig mit ein, kommunizieren Sie offen über die Veränderungen und bieten Sie Schulungen an. So wächst die Akzeptanz – und der neue Workflow wird gelebt, nicht nur geplant.
- Umsetzen und anpassen: Starten Sie mit der Umsetzung in überschaubaren Schritten, testen Sie ausgiebig und holen Sie regelmäßig Feedback aus dem Team ein. Die IT-Reise endet nie – regelmäßiges Nachjustieren gehört dazu, damit Sie immer am Puls der Zeit bleiben
Der wichtigste Tipp am Ende: Es gibt eine Vielzahl von Systemanbietern mit Funktionen, die sich überschneiden. Eine Parade-Lösung für alle gibt es nicht. Denn so speziell, besonders und einzigartig Ihr Hotel, Ihre Mitarbeiter und Ihre Gäste sind – ebenso speziell sind auch die Lösungen, die der Markt bietet.
Wer seine Systemauswahl und -nutzung strategisch und ganzheitlich angeht, gewinnt Zeit, Geld und Nerven – und schafft beste Voraussetzungen für zufriedene Gäste und ein motiviertes Team.
Beispiel: IT-Systemlandschaft eines Hotels
Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Hotel-Systemlandschaft. Bitte beachten Sie, dass die Darstellung je nach Typ und Größe des Hotels bzw. den eingesetzten Tools variiert. Damit keine Datensilos entstehen, sind die Verbindungen zwischen den Systemen entscheidend. Aber: Schnittstelle ist nicht gleich Schnittstelle. Machen Sie sich klar, ob es sich jeweils um eine 1-way-Schnittstelle oder 2-way-Schnittstelle (Austausch in beide Richtungen) handelt!
