Effizienz statt Verschwendung

Der Gross Operating Profit (GOP) vom Umsatz eines durchschnittlichen Hotels verliert alle drei Jahre einen Prozentpunkt. Dieser Trend muss für einen gesicherten und erfolgreichen Betrieb gestoppt werden.

Versuche, bei der größten Kostenposition, dem Personal, Einsparungen vorzunehmen, stoßen häufig auf Schwierigkeiten, da es scheinbar zu viele Aufgaben gibt, die erledigt werden müssen. Diese Arbeit ist jedoch nur dann produktiv, wenn sie zur Wertschöpfung beiträgt, sei es durch Verkauf, die Einhaltung definierter Qualitätsstandards oder durch die Einsparung anderweitiger Kosten.

Eine wichtige Grundlage für jegliche Verbesserung ist ein solides Verständnis der Arbeitsprozesse, insbesondere jener, die häufig ausgeführt werden oder finanziell besonders ins Gewicht fallen.

Die Komplexität der Prozesse wird oft unterschätzt, weshalb eine detaillierte Betrachtung unabdingbar ist.

Lean Management, eine in den 1950er Jahren von Toyota entwickelte Management-Philosophie, bietet wertvolle Ansätze zur Identifizierung und Reduzierung von Verschwendungen. Acht Arten von Verschwendung sind hierbei besonders relevant:

• Überproduktion: Fachleute kennen dies als „Angst-mise-en-place“. Ein Blick in den Tiefkühler reicht aus, um abzuschätzen, ob zu viel vorproduziert wird.
• Wartezeiten: Dies betrifft auch Wartezeiten auf Antworten und Informationen, welche vermieden oder durch Vorbereitungsarbeiten gefüllt werden sollten.
• Transport: Dies bezieht sich auch auf das Verpacken und Kühlen am Ende einer Teilschicht und das Auspacken zu Beginn der nächsten.
• Überarbeitung: Alles, was über den definierten Qualitätsstandard hinausgeht. Oft bedeutet eine Reduktion um 5 % bei der Ästhetik (z. B. Dekoelemente in Hotelzimmern) eine Kostenersparnis von 15 %.
• Bestände: Insbesondere bei verderblichen Produkten.
• Bewegungen: Unnötige Bewegungen von Mitarbeiter:innen, wie das Suchen von Arbeitsmitteln, aber auch lange oder wiederholte Laufwege.
• Fehler und Nacharbeit: Korrekturschleifen zu vermeiden hat vermutlich die stärkste Wirkung von all diesen Maßnahmen.
• Ungenutztes Potenzial: Die Verschwendung von Fähigkeiten und Talenten der Mitarbeitenden sowie das Durchführen einfacher Arbeiten durch Vorgesetzte im Rahmen von Vertretungsregelungen.

Die Optimierung der Kernprozesse in der Hotellerie bietet signifikantes Potenzial:

• Zu den zentralen Prozessen in der Hotellerie gehört der Reservierungsprozess. Hier besteht Optimierungspotenzial durch die Automatisierung von Buchungen und die Integration von Buchungssystemen und Channel-Managern.
• Beim Check-in und Check-out kann der Einsatz von Self-Check-in-Kiosken, mobilen Check-in-Optionen und automatisierten Abrechnungen die Wartezeiten signifikant verkürzen und die Gästeerfahrung verbessern. Mobile Check-in-Optionen bieten zudem Flexibilität, besonders für Geschäftsreisende.
• Auch das Housekeeping bietet erhebliches Optimierungspotenzial, da der Prozess mit über 100 Einzelschritten komplex ist. Durch den Einsatz von Software zur Planung und Überwachung der Reinigungsprozesse kann die Arbeitszeit effizienter genutzt werden. Die Software ermöglicht eine bessere Koordination der Reinigungsaufgaben und die Überwachung des Reinigungsstatus der Zimmer in Echtzeit. Dies führt zu weniger Fehlern und besserer Zimmerqualität.
• Im Bereich Food and Beverage (F&B) Management können Bestellsysteme, Lagerverwaltung und die Analyse von Verkaufsdaten implementiert werden. Bestellsysteme ermöglichen es, den Bestellprozess zu automatisieren und die Bestellungen effizienter zu verwalten. Die Lagerverwaltung hilft dabei, die Bestände zu optimieren und Lebensmittelverschwendung zu reduzieren.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Optimierung von Prozessen in der Hotellerie zwar anfangs mühsam sein kann, jedoch langfristig signifikante Verbesserungen in Rentabilität und Effizienz bringt. Durch die gezielte Beseitigung von Verschwendung können Hotels ihre Abläufe straffen, Kosten senken und die Zufriedenheit ihrer Gäste steigern.