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Die optimale Mitarbeitereinsatzplanung
Arbeit & Fachkräfte

Die optimale Mitarbeitereinsatzplanung

Steigende bzw. vergleichsweise überhöhte Mitarbeiterkosten sind in der österreichischen Hotellerie oft durch einen ineffizienten Einsatz der Mitarbeiter bedingt. Wo es haken kann? An zu langen Stehzeiten, wenn Fachkräfte zu oft Hilfs- statt qualifizierte Tätigkeiten erledigen oder wenn die Dienstpläne nicht an Gästefrequenzen angepasst werden.

04. Februar 2020
Mag. Erich Liegl
Artikel von Mag. Erich Liegl

Managingpartner und Geschäftsführer, Kohl & Partner GmbH

Die erfolgreichsten Optimierungs-Maßnahmen für die Mitarbeitereinsatzplanung und Senkung der Mitarbeiterkosten hat Mag. Erich Liegl von Kohl&Partner zusammengefasst.

So funktioniert's:

  • Anpassung der Teams an den Bedarf

  • Optimierung der Dienstpläne

  • Budgetierung der Mitarbeiterkosten

  • Regelmäßig messen, kommunizieren und optimieren der Produktivität

 

Vermeiden Sie Stehzeiten und teilen Sie Ihre Mitarbeiter richtig ein

Qualität geht vor Rendite

Setzen Sie keine Rationalisierungsmaßnahmen ohne Blick auf die Gästefeedbacks: Ein Mitarbeiter weniger bringt nichts, wenn eine Leistung für den Gast nicht mehr oder nur eingeschränkt erbracht werden kann.

Zusammensetzung der Teams überprüfen

Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter der Qualifikation entsprechend eingeteilt sind – d.h. fragen Sie sich, welche Qualifikation der einzelne Mitarbeiter mitbringt und welche Qualifikation es für eine bestimmte Stelle bzw. Aufgabe braucht. Setzen Sie vermehrt Hilfskräfte ein, damit die Arbeitszeit Ihrer Fachkräfte nicht für weniger qualifizierte Tätigkeiten verwendet wird. Also weg vom „Klassiker“, dass der Restaurantleiter Besteck poliert oder der Küchenchef die Abwasch aufräumt.

Saisonrandzeiten optimieren & mit Leistungs-Standards arbeiten 

Hinterfragen Sie Ihre Öffnungszeiten (eine jährliche Überprüfung tut gut), checken Sie Ihre Belegung in Vor- und Nachsaisonzeiten genau im Hinblick auf den dafür notwendigen Mitarbeiterstand. Setzen Sie dann Ziele für die Abteilungen und die Mitarbeiter gemeinsam fest. Überprüfen Sie regelmäßig, ob diese eingehalten werden und welche Ergebnisse sie bringen. Belohnen Sie Einsatz und Zielerreichung.

Wenn Sie Ihre Mitarbeitereinsatzplanung optimieren wollen, dann beginnen Sie, unproduktive Zeiten zu eliminieren, anstatt "Köpfe" zu reduzieren!

Mag. Erich Liegl
Managingpartner und Geschäftsführer, Kohl & Partner GmbH
Kohl & Partner GmbH

Die Produktivitäten (Erlös pro Arbeitsstunde) täglich checken

Passen Sie die Dienstpläne an die Gästefrequenzen und den Umsatzverlauf an. Stellen Sie z.B. fest, wann die meisten Gäste zum Frühstück kommen und teilen Sie Ihren Mitarbeiterstand entsprechend ein: Es muss nicht das ganze Team ab 07:00 Uhr da sein, wenn der Großteil der Gäste um 08:30 Uhr zum Frühstück kommt. Kommunizieren Sie die gemessene Produktivität an die Teams und leiten Sie gemeinsam Erkenntnisse und Verbesserungsmaßnahmen ab.

Stehzeiten mit aufschiebbarer Arbeit füllen & Verkäufer schulen 

Durchforsten Sie jeden Arbeitsprozess auf inhaltliche und zeitliche Gestaltung. Versuchen Sie davon ableitend, Steh- und Leerlaufzeiten zu minimieren bzw. ganz zu eliminieren. Planen Sie insbesondere für Ihre Rezeptionsmitarbeiter genügend Zeit für Beratungsgespräche direkt am Gast ein, schulen Sie das Rezeptionsteam im aktiven Verkauf – das Zusatzgeschäft wird es lohnen.

Führungskräfte mit ins Boot holen!

Planen und budgetieren Sie alles rund um die Mitarbeitereinsatzplanung gemeinsam mit den Abteilungsleitern und Führungskräften. Instruieren Sie Ihr Führungsteam, die Mitarbeiter zu informieren bzw. Feedback einzuholen.   

 

Bedenken Sie bei allem, die gesetzlichen Rahmenbedingungen (Arbeitszeit) bzw. die Aushangfristen der Dienstpläne gemäß KV (mindestens zwei Wochen im Voraus) einzuhalten und in Abstimmung mit Ihren Mitarbeitern zu agieren.

 
ÖHV-Tipp:

Wie Mitarbeitereinsatzplanung im Detail funktioniert, erfahren Sie von Mag. Erich Liegl bei der ÖHV-Unternehmerakademie

Mag. Maria Wottawa

Mag. Maria Wottawa

Leitung ThemenmanagementE-Mail senden+43 1 5330952-14
Margot Leitner

Margot Leitner

RegionalmanagementE-Mail senden+43 1 5330952-41

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