„Wie viele Zimmer kann eine Housekeeping-Mitarbeiterin pro Tag reinigen?“, „Wie viele Gäste kann ein Kellner bedienen?“, „Wie viel Spa-Erlös muss eine Spa-Mitarbeiterin pro Tag erzielen?“, usw. werden die Berater:innen von Kohl > Partner regelmäßig gefragt. Führungskräfte in der Hotellerie und Gastronomie wollen wissen, wo die Leistungsstandards (anders ausgedrückt, die Produktivitäten) liegen, die man von Mitarbeiter:innen erwarten darf und wie Vergleichswerte (Benchmarks) aus ähnlich strukturierten Unternehmen lauten.
Das sind einfache Fragen, die sich aber nicht so leicht beantworten lassen. Denn welche Leistungsvorgaben die richtigen sind bzw. welche Produktivitäten Vergleichs-Betriebe erzielen, hängt ganz wesentlich vom Dienstleistungsgrad bzw. Qualitäts-Niveau ab, den Sie Ihren Gästen bieten wollen oder vice versa, wie viel Ihnen Ihre Gäste für die Dienstleistungen bezahlen wollen. Daher gibt es grundsätzlich keine allgemein gültigen Produktivitäts-Benchmarks für Hotellerie- und Gastronomie-Mitarbeiter:innen. Diese muss jeder Betrieb, jede Abteilung, jede:r Mitarbeiter:in für sich selbst finden und setzen.
Empfehlungen zur Produktivitäts-Analyse und Optimierung
Tiefgreifende Analyse mit dem Produktivitäts-Barometer
Mit dem Produktivitäts-Barometer eine detaillierte und tiefgreifende Produktivitäts-Analyse mit Tagesauswertungen über mindestens ein komplettes Jahr (ideal 2 Jahre) bildet die unabdingbare Basis für jede Produktivitäts-Optimierung. Dazu braucht es Erlöse, Auslastungen und die tatsächlich geleisteten Stunden pro Tag und Abteilung. Daraus errechnet sich für jede Abteilung die Produktivität der eingesetzten Arbeitszeit wie folgt:
Erlöse oder Nächtigungen oder Roomnights /
IST-Arbeitszeit laut Zeiterfassung pro Abteilung
= Produktivität
In der Folge gilt es, Zeiten mit guten und schwachen Produktivitäts-Werten zu identifizieren, gemeinsam mit den Teamleiter:innen zu analysieren und Erkenntnisse abzuleiten.
Ein Beispiel zeigt – Ein Beispiel zeigt – in den KW 7/8/9 wurden 3.370 Stunden € 229 Tsd. an F&B-Erlöse erzielt und in den 3 KW davor 4/5/6 dieselbe Arbeitszeit (3.362 Std.) für € 179 Tsd. aufgewendet. Der Produktivitäts-Verlust betrug 730 Std. bzw. € 19 Tsd.
Herausfordernde aber erreichbare Produktivitäts-Ziele setzen
Die Ergebnisse dieser aufwendigen Produktivitäts-Analyse können nun hervorragend genutzt werden, um Produktivitäts-Ziele für zukünftige Dienstplanoptimierungen abzuleiten. Eine erste Orientierungshilfe bildet der Zugang über eine statistische Kennzahl – das 3. Quartil (an 25 % der Analyse-Tage wurde dieser Wert erreicht oder war besser) – Das finale Ziel wird in der Folge gemeinsam fixiert.
Aufspüren der Erfolgsbeispiele und Muster-Dienstpläne ableiten
In der Folge gilt es, in Ihrer History Wochen zu finden, in denen dieser Zielwert erreicht oder übertroffen wurde. Die Dienstpläne dieser Wochen können dann (ohne Namen) ideal als Muster-Dienstpläne für die Zukunft dienen. Siehe oben KW 7/8/9.
Analyse-Erkenntnisse für die Prognose nutzen
Der erfolgsentscheidende Schritt in der Produktivitäts-Steuerung liegt allerdings nicht in der Analyse, sondern in der Nutzung der Erkenntnisse und Erfolge der Vergangenheit für die Prognose der nächsten Wochen und der daraus folgenden Dienstplan-Optimierung.
Produktivitäts-Steuerung in der Dienstplan-Optimierung verankern
Wenn fundierte gemeinsam abgestimmte wöchentliche Auslastungs- und Erlös-Prognosen, Produktivitäts-Ziele und daraus abgeleitete Muster-Dienstpläne fixe Bestandteile der wöchentlichen Dienstplanerstellung werden, lassen sich innerhalb eines Jahres in allen Abteilungen sehr hohe Produktivitäts-Erfolge erzielen.
7 Stufen zum Produktivitäts-Erfolg
- Produktivität messen – TAGTÄGLICH für ein Jahr oder eine Saison
- Best-Practice-Wochen identifizieren – die ALTE DIENSTPLÄNE ausheben
- Muster-Dienstpläne erstellen – nur die Positionen aber OHNE Namen
- Produktivitäts-Ziele definieren – z. B. das 3. QUARTIL aus dem letzten Jahr
- Fundierte Prognose der nächsten Woche – VOR den Dienstplan-Schreiben
- Dienstpläne auf Basis der Prognose erstellen – Dienste OHNE Namen
- Namen zu den Diensten schreiben – Freie-Tage-WÜNSCHE berücksichtigen
Beschäftige dich täglich mit deinen Zahlen und mache deine Führungskräfte Zahlen-Minded!
Nichts desto trotz gibt es doch einige wenige aber aussagekräftige und für jeden Betrieb verwendbare Produktivitäts-Benchmarks, einen davon bildet die F&B-Produktivität.
F&B-Erlös (ohne USt.)
pro Stunde Arbeitszeit (Küche & Service)
> 60 Euro
errechnet sich aus:
- Sämtliche F&B-Erlöse von heute aus einem (dem realen Wert entsprechenden) Splitting der Food-Erlöse aus den Hotelerlösen, ergänzt um die F&B-Erlöse aus à-la-carte, Bar und sonstigen F&B-Outlets
- dividiert durch IST-Arbeitszeiten laut Zeiterfassung von heute aus Service und Küche gemeinsam
- soll den Benchmark von 60 bis 65 Euro pro Stunde erreichen.
- Dies geht aus dem Ansatz hervor, dass die Mitarbeiterkosten pro geleisteter Stunde Arbeitszeit (aus Küche und Service gemeinsam) je nach Fachkräftelastigkeit aktuell zwischen 24 bis 26 Euro liegen und in einem foodlastigen F&B-Bereich 40 % Mitarbeiterkosten als gut zu erachten sind.
