Best Practice hotelkit: InterContinental Wien

Was ist der Vorteil des Produkts/der Lösung für Ihren Betrieb? Welches Problem wird gelöst beziehungsweise welche Verbesserungen wurden im Betrieb erreicht?

Das InterContinental Wien war auf der Suche nach einer effizienten Kommunikationssoftware, die seinen Ansprüchen gerecht wird. Die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sollte optimiert werden, um etwa rascher auf Gästewünsche reagieren zu können. Bei hotelkit wurde das 5-Sterne-Haus der renommierten InterContinental Hotelgruppe fündig.

Wie wird das Produkt/die Lösung im Betrieb eingesetzt?
Eines der beeindruckendsten Nutzungsbeispiele für das Frontoffice-Team ist die reibungslose Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie Housekeeping, Room Service und der Technikabteilung.

Besonders wichtig ist für uns das Tool “Gästewünsche”, das uns die Weitergabe von Anliegen unserer Gäste an das Housekeeping-Team wesentlich erleichtert hat. Daneben nimmt das “Beschwerden”-Tool eine bedeutende Stellung in unserem Arbeitsalltag ein. Es hilft uns dabei, Mängel rasch zu dokumentieren, sodass auch die nächste Schicht über einen Vorfall im Bilde ist und weitere Schritte einleiten kann. Denn durch die Möglichkeit, im “Beschwerden”-Tool weitere Maßnahmen zu setzen, kann eine Aufgabe für eine andere Abteilung erstellt werden, etwa für die Techniker*innen. So wird das Potenzial des ganzen Teams gebündelt und ein Problem rasch in Zusammenarbeit gelöst.  

Seit wann wird es eingesetzt und wie aufwändig war die Implementierung?

Die Implementierungsphase verlief angenehm unaufgeregt. Die Arbeitsaufträge aus unserem alten System übernahmen wir, indem wir sie in unser hotelkit transferierten. Im Nachhinein betrachtet, würde ich das aber nicht mehr so machen, da wir erkannten, dass wir viele dieser Vorlagen nie wirklich einsetzten. Deshalb meine Empfehlung an Hotels, die mit hotelkit starten: Gebt lieber alles, was ihr im Arbeitsalltag benötigt, neu in das System ein. Das geht spielend leicht und spart am Ende Ärger und Aufwand. Wir arbeiten mit hotelkit nun schon seit 2018.

In welchen Punkten unterscheidet sich das Produkt/die Lösung vom Mitbewerb?

Das Tool, das bei uns zuvor im Einsatz war, konnte unseren Bedürfnissen im Arbeitsalltag ganz einfach nicht gerecht werden. Zwar konnte man Arbeitsaufträge an die Mitarbeiter*innen über einen Pager übermitteln, sobald diese jedoch mehr als 5 Zeichen umfassten, war das System heillos überfordert. Das verstehe ich nicht unter “effizient” und “praxistauglich”. Unser Ziel war reibungslose Kommunikation zwischen Technikabteilung und Housekeeping sowie eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche.

Wir hielten Ausschau nach einem neuen System und wurden von den renommierten Sacher Hotels und AICR auf die Kollaborationsplattform hotelkit aufmerksam gemacht. 

Welchen Betrieben würden Sie den ÖHV-Partner empfehlen?

Ich kann mir nicht vorstellen, jemals wieder in einem Hotel ohne hotelkit zu arbeiten.