Dos & Don´ts in der Einsatzplanung

die lobby: Dass Stehzeiten Geld kosten, leuchtet allen ein. Wo kommt es Ihrer Erfahrung nach zu versteckten Stehzeiten? Wo muss man vielleicht genauer hinschauen und was ist dabei arbeitsrechtlich zu beachten?

Erich Liegl: Vorerst einmal ein Grundsatz, den man im Controlling immer beachten muss: „Qualität geht vor Rendite! Daher keine Rationalisierung ohne Blick auf das Gästefeedback!“ Unserer Erfahrung nach entstehen Stehzeiten in Hotels vor allem in Zeiten mit sehr geringen Auslastungen (unter 50 %). Hier werden die Arbeitszeiten und die Dienste oftmals nicht entsprechend reduziert. Zweitens kommt es zu Stehzeiten, wenn der Anspruch besteht, dass gewisse Dienstleistungsbereiche wie Hotelbar, Poolbar, Wellnessrezeption, Nachtportier usw. ständig besetzt bleiben müssen, obwohl kaum bis gar keine Gästefrequenz vorhanden ist. Da wird oft nicht daran gedacht, aufschiebbare Arbeiten aus anderen Bereichen dorthin zu verlagern. Und drittens, wenn die Dienstpläne in Küche, Service, Housekeeping und Wellness nicht optimal an tägliche Gästefrequenzen angepasst werden – z.B. wenn beim Abendservice alle Service-Mitarbeiter:innen um 17:00 Uhr Dienstbeginn haben, die Vorbereitungen aber schon zu Mittag bzw. am Nachmittag erledigt wurden und die ersten Gäste erst ab 18:30 Uhr kommen.

Günter Steinlechner: Arbeitsrechtlich ist zu beachten, dass Dienstpläne 14 Tage im Vorhinein vereinbart werden müssen und anschließend nur mehr einvernehmlich abgeändert werden können. Alle heimschicken, weil es regnet und die Terrasse leer bleibt, geht damit ohne Zustimmung der Betroffenen nicht. Im Arbeitsrecht gilt sehr oft im Verhältnis zwischen Betrieb und Beschäftigten: Eine Hand wäscht die andere. Das ist auch bei der vorausschauenden Planung bei Saisonbeschäftigung der Fall. Durch die eingeschränkten Kündigungsmöglichkeiten gewinnen befristete Arbeitsverträge an Bedeutung. Diese können mit dem Endtermin gestaffelt werden. Noch besser ist es aber, die Arbeitsverträge rechtzeitig im Einvernehmen aufzulösen und gleich einen neuen Arbeitsvertrag für die nächste Saison abzuschließen oder zumindest eine Wiedereinstellungszusage zu machen.

die lobby: Eine sehr differenzierte Einteilung macht natürlich auch die Erstellung von Dienstplänen immer schwieriger.

Erich Liegl: Ja, dem stimme ich voll zu. Da hilft es unheimlich, wenn man auf valide und vor allem schnell ermittelbare Daten aus ähnlichen Ausgangssituationen zurückgreifen kann, um daraus zu lernen. Weiters braucht es befähigte Führungskräfte, die entsprechendes Know-how und vor allem auch Leidenschaft für eine effiziente Dienstplan-Optimierung mitbringen und sich ausreichend Zeit dafür einplanen.

Günter Steinlechner: Achten Sie bei der Auswahl von Zeiterfassungssystemen darauf, dass diese Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen bei der Gestaltung der Dienstpläne unterstützen, Warnfunktionen besitzen und vor allem der österreichischen Rechtslage entsprechen! Die optimale Einteilung der Beschäftigten in den Dienstplänen hilft, Überstunden, allfällige Minusstunden und die Urlaubsplanung im Blick zu haben und unnötige Mehr- und Folgekosten (z.B. Verwaltungsstrafen) zu vermeiden.

die lobby: Vielfach fehlt es gerade an Fachkräften – umso problematischer ist es natürlich, wenn die vorhandenen nicht optimal eingesetzt werden.

Erich Liegl: In den täglichen Arbeitsabläufen, vor allem in Küche und Service, gibt es auch viele Tätigkeiten, die keine hohe Qualifikation erfordern. Wenn diese dann vermehrt von Fachkräften erledigt werden müssen, kann es zu Motivationsproblemen kommen. Es hat sich bewährt, im Hilfskräfte-Bereich auf „Springer:innen“ und Teilzeitkräfte aus der Region zu setzen, die willig und fähig sind, in mehreren Bereichen zu arbeiten und diese besser zu bezahlen, als ihre Kolleginnen und Kollegen, die nicht bereit sind, die Abteilung zu wechseln. Es gibt Beispiele, wo Housekeeping-Mitarbeiter:innen oder Pensionistinnen und Pensionisten für ein paar Stunden am Abend im Service oder in der Küche aushelfen. In einzelnen Hotels wird mit dem Nachtportier vereinbart, dass er neben seiner Portier-Funktion auch das Frühstück- Aufdecken, das Gläser- und Besteck-Polieren und/ oder den Frühstücksbuffet-Aufbau übernimmt.

Günter Steinlechner: Nehmen Sie die entsprechenden Verpflichtungen in den Arbeitsvertrag auf, um Ihre Beschäftigten möglichst vielfältig einsetzen zukönnen. Weisen Sie darauf bereits im Bewerbungsgespräch hin. Abwechslungsreiche Arbeit stellt einen Vorteil und keinen Nachteil dar. Das gilt auch für Teamarbeit. Teilzeitbeschäftigte sind, wenn ein gutes Einvernehmen besteht, sehr flexibel einsetzbar. Legen Sie den zeitlichen Rahmen, in dem sie arbeiten sollen, aber auch ihre Aufgaben im Vorhinein gemeinsam mit ihnen fest. Das gilt auch für Voll- oder Teilzeitbeschäftigte, die als Aushilfskräfte immer dort einspringen, wo „Not am Mann“ ist.

Vielen Dank für das Gespräch!