Spa Controlling & Benchmarking

Im Spa investieren Sie viel – in Ausstattung, Qualität und vor allem in das Erlebnis Ihrer Gäste. Genau deshalb lohnt es sich, regelmäßig hinzuschauen: Wie wirtschaftlich arbeitet Ihr Spa – und wie zufrieden sind Ihre Gäste wirklich? 

Spa-Controlling unterstützt Sie dabei gleich doppelt: Es prüft Effektivität („die richtigen Dinge tun“) und Effizienz („die Dinge richtig tun“) – und liefert gleichzeitig eine starke Basis für Planung und bessere Management-Entscheidungen. Mit Kennzahlen und Benchmarking bekommen Sie zusätzlich wertvolle Vergleichswerte aus der Branche: ein Kompass für Zielsetzung, Steuerung und Weiterentwicklung.

Warum ist dies so wichtig?

Weil Controlling auch im Spa eine Führungsaufgabe ist, spielt das Spa-Management hier eine zentrale Rolle. Ab einer gewissen Betriebsgröße sollte die Spa Abteilung als eigenes Profit Center geführt werden: mit Verantwortung für Erlöse, Kosten und Ergebnis sowie klaren Entscheidungen zu Zielen, Maßnahmen und Budgets. Genau darum geht es: Transparenz schaffen, Orientierung gewinnen und Ihr Spa Schritt für Schritt noch stärker aufstellen. 

Wir stellen Ihnen eine der wichtigen Benchmarks im Spa näher vor. Es ist nicht der Umsatz pro Nächtigung – auch wenn diese Kennzahl sehr verbreitet ist - sondern die „Capture Rate“.

Was ist die Capture Rate?

Eine Kennzahl, die im Spa-Management besonders viel Orientierung gibt, ist die Capture Rate – auch Spa Conversion Rate oder Abschöpfungsquote genannt. Sie zeigt Ihnen ganz klar, wie viele Ihrer Hotelgäste Ihr Spa tatsächlich nutzen.

Dabei unterscheiden wir zwei Ebenen:

• Capture Rate: Anteil der Gäste, die den Spa-Bereich nutzen – also etwa Pools, Saunen und Ruheräume.
• Treatment Capture Rate: Anteil der Gäste, die zusätzlich eine Behandlung bzw. Zusatzleistung im Spa buchen.

Diese Werte sind praxisnah, weil sie nicht nur „nice to know“ sind, sondern Ihnen direkt bei der Steuerung und Planung helfen: über Saisonverläufe hinweg, bei typischen Wochen-Auslastungen und vor allem bei der Einschätzung von Spitzenzeiten. So können Sie Flächen, Ressourcen und Abläufe gezielt planen oder bestehende Konzepte fundiert überprüfen.
 

5 Empfehlungen

1) Definieren Sie klar, was „Spa-Nutzung“ bedeutet

Legen Sie fest, was in Ihre Messung einfließt (z. B. Pool, Sauna, Ruheraum – optional Fitness/Kurse). Eine eindeutige Definition sorgt für Vergleichbarkeit und klare Steuerung.
 

2) Analysieren Sie die Capture Rate nach Segmenten

Betrachten Sie die Werte getrennt nach Zielgruppen (Paare, Familien, Businessgäste), nach Wochentagen sowie nach Saison. So erkennen Sie schnell, wo Ihre Kommunikation oder Ihre Angebote besonders gut wirken. 
 

3) Setzen Sie auf Kommunikation mit gutem Timing

Die stärkste Wirkung entsteht häufig vor der Anreise und in den ersten 24 Stunden: Pre-Arrival-Mail, Check-in-Hinweis, QR-Code im Zimmer, „Heute im Spa“-Highlights. So wird Nutzung aktiv angestoßen.
 

4) Machen Sie Treatments maximal buchungsfreundlich

Online-Buchung aller Anwendungen, QR-Codes auf den Spa Menüs, klare Dauer- und Preisstruktur, ein kompaktes „Top-5“-Treatment-Menü und attraktive Zeitfenster erhöhen die Buchungswahrscheinlichkeit und stärken Ihre Treatment Capture Rate.
 

5) Planen Sie Ressourcen anhand Ihrer Spitzenzeiten

Nutzen Sie die Capture Rates als Planungsgrundlage für Öffnungszeiten, Personal, Kabinenbelegung, Aufgusszeiten und Wareneinsatz. So steuern Sie Kapazitäten gezielt und nutzen Nachfragepotenziale optimal.
 

Capture Rates sind also eine starke Grundlage für die wirtschaftliche Bewertung – bis hinein in eine qualifizierte GuV – und ein hilfreicher Benchmark: Sie sehen, wie Ihr Spa im Vergleich zu ähnlichen Betrieben positioniert ist. Für bestehende Häuser liefert die Analyse außerdem wertvolle Einblicke in Akzeptanz, Attraktivität und Nutzung Ihres Angebots.

Die Capture Rate macht auch Verkaufsstärke und Wirkung Ihrer Gästekommunikation – vom Pre-Selling über das Inhouse-Marketing bis zur Nachbetreuung sichtbar. Denn sie umfasst nicht nur Behandlungen, sondern auch Umsätze durch betreute Einheiten oder Produkte – wie zum Beispiel Cremes oder Öle. Kurz gesagt: Mit dieser Kennzahl erkennen Sie, wie attraktiv Ihr Spa-Angebot für Ihre Gäste ist – und wo Sie mit gezielten Maßnahmen noch mehr Potenzial erzielen können.
 

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