99 % der Hotels in Österreich arbeiten mit einer Hotelsoftware (PMS). Doch viele nutzen sie nur für Zimmerreservierungen und Rechnungen. Marketing, Revenue Management oder automatisierte Gästekommunikation bleiben oft außen vor. Dabei steckt in den Systemen viel mehr: Preisautomatisierung, personalisierte Gästemails, Upselling – das alles funktioniert, wenn Daten richtig genutzt werden.
Server oder Cloud? Hauptsache sinnvoll genutzt
Wo die Daten liegen, beeinflusst mehr als nur die IT.
Laut ÖHV-Umfrage:
- setzen 42 % auf lokale Server (On-Premise)
- nutzen 28 % Cloud-Lösungen
- und 25 % kombinieren beides.
Serverlösungen bedeuten volle Datenhoheit und Unabhängigkeit – aber auch Verantwortung und Investitionen in Hardware, Sicherheit und internes IT-Know-how. Häufig ist diese Lösung bei traditionsreichen, familiengeführten Betrieben beliebt, die auf Kontrolle setzen. Cloudlösungen bieten ortsunabhängigen Zugriff, automatische Updates und eine bessere Integration externer Tools – ideal für Gruppenhotels, Apartmenthäuser oder Betriebe mit Mobile Check-in.
Wichtig ist: die Infrastruktur muss zu den Zielen des Betriebs passen - und regelmäßig hinterfragt werden.
Die Basis für alles: saubere Daten
Nur wer gepflegte, strukturierte Daten hat, kann
- personalisierte E-Mailings verschicken,
- Preise dynamisch anpassen,
- Auslastung besser planen,
- oder Loyalitätsprogramme automatisieren.
Die Voraussetzung dafür: ein PMS, das mehr kann als reservieren – und ein Team, das das System auch nutzt.
PMS als Umsatzmotor - nicht als Kostenstelle
65 % der befragten ÖHV-Mitglieder sind mit ihrem PMS zufrieden. Doch 17 % klagen über fehlende Schnittstellen, schwachen Support oder mangelnde Weiterentwicklung. Dabei können moderne Systeme längst:
- Preise automatisch anpassen,
- Pre-Stay- und Upselling-Mails versenden,
- Chatbots mit Buchungsdaten versorgen,
- KI-gestützte Analyse von Buchungs- bzw. Stornoverhalten und Zusatzverkäufen.
Hotels, die ihr PMS aktiv für Preisstrategie, Kommunikation und Gästesegmentierung nutzen, verschaffen sich einen echten Wettbewerbsvorteil. Das funktioniert jedoch nur, wenn das System zuverlässige Daten liefert und mit Channel Managern,Payment-Providern, Kassa und Newsletter-Tools nahtlos zusammenspielt. Wer noch mit Excel exportiert, verschenkt bares Geld – täglich.
So machen Sie Ihr PMS fit für die Zukunft
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Standort klären: Cloud oder Server - beides hat Vor- und Nachteile. Wichtig sind Sicherheit, DSGVO-Konformität und Backups.
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Funktionen checken: Nutzen Sie alle Module, für die Sie zahlen? Oft liegen Potenziale brach.
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Schnittstellen automatisieren: Buchhaltung, Kassa, Channel Manager, CRM - vermeiden Sie doppelte Arbeit.
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Support testen: Wie schnell reagiert Ihr Anbieter bei echten Problemen oder Ausfällen? Gute Betreuung ist Gold wert.
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Zukunftsfähigkeit prüfen: Ist Ihr PMS bereit für KI, Forecasts und smarte Vertriebssteuerung?
Fazit: PMS als Schlüssel zum Erfolg
Die ÖHV-Umfrage zeigt: Österreichs Hotels sind technisch gut aufgestellt, aber oft nur in der Pflicht. Wer sein PMS strategisch nutzt und Daten zentral, sauber und vernetzt hält, kann Marketing automatisieren, Prozesse verschlanken und Gäste gezielt ansprechen. Damit wird das PMS vom Verwaltungswerkzeug zum Umsatztreiber.
