Teamkommunikation optimieren - die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt!
Hotelkit ist eine Software, welche Aufgaben, Informationen und die komplette Teamkommunikation an alle Teammitglieder verteilt und mittels Checklisten bei der perfekten Durchführung hilft. Das Hotel almlust in Flachau erzählt aus der Praxis, warum bereits kleine Teams profitieren und welche Vorteile entstehen.
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Wer kennt das nicht? Hier wurde das Blumengießen vergessen, dort wurde das Zimmer gereinigt, aber leider kein Bademantel hineinglegt und die Information zu den Frühstückswünschen von Zimmer 100 wurde dem Frühstücksservice leider vergessen mitzuteilen. Hinzu kommen die neuen flexiblen Arbeitszeitmodelle, wo sich mehrere Teammitglieder die Woche zwar gekonnt aufteilen, aber bis man 3 Mitarbeitern eine Information weitergegeben hat, wo früher eine Person zuständig war.
Mein persönliches Highlight ist, dass ich Übergaben und Aufgaben zu einem zukünftigen Termin fixieren kann – so kann ich mit Mitarbeitern kommunizieren ohne den Mitarbeiter in seiner Freizeit zu behelligen oder zu einem Termin kommunizieren zu müssen, wo ich vielleicht selbst gar keine Zeit habe.
Top – Anwendungsbeispiele aus dem Hotel almlust
- Das Housekeeping – hat eine direkte Schnittstelle zum Hotelprogramm. Die Hausdame teilt die tägliche Arbeit den einzelnen Mitarbeitern zu. Hotelkit addiert dabei bereits die Durchschnittszeiten für die zugewiesenen Tätigkeiten, so dass man sofort sieht, wer bereits ausgelastet ist und wer noch Kapazitäten hat. Den zugewiesenen Aufgaben sind automatisch Checklisten nach unseren Wünschen beigefügt – so gibt es eine klare Reihenfolge für das Reinigen eines Zimmers, die abgehakt werden muss. Vergessen eines Bademantels? Ist für uns Schnee von gestern.
- Die Rezeption – Gästewünsche, Reparaturen, jede Art von Aufgabenverteilung an die Abteilungen sind im Handumdrehen erledigt, es reicht eine Aufgabe oder einen Reparaturauftrag aufzunehmen und schon können alle relevanten Teammitglieder darauf zugreifen. Natürlich bleibt die Rezeption auch auf dem laufenden, wann diese Aufgabe erledigt wurde. Besonders geschätzt von den Teilzeitmitarbeitern sind die Checklisten zum Öffnen und Schließen der Rezeption – hier wird jeder Routinehandgriff aufgeführt und darum wird weder das Licht vergessen noch das Zusperren der Lieferantentür.
- Last but not least – das Handbuch – hier wird in ständiger Erweiterung ein eigenes Handbuch mit allen Informationen rund um das Hotel erstellt – so sind z.B. Öffnungszeiten von Restaurants oder Almhütten für jedes Teammitglied jederzeit verfügbar. Die Reinigung der Kaffeemaschine ist mit Bildanleitung ebenso in zwei Sprachen verfügbar, wie die Anwendung der Bio Reinigungsmittel auf diversen Materialien.
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